Gestion des missions
 
Cette activité permet de consulter, ajouter, modifier, supprimer des missions d'une session d'examen, suivant vos habilitations .
Les missions sont importées de CYCLADES soit via l'activité d'ouverture/rafraîchissement de session à partir de Cyclades (menu Mission/Ouverture Clotûre d'une session d'examen), ou via l'activité 'Import missions à partir de CYCLADES' (menu Mission/Gestion des missions), ou bien elles sont créées dans IMAG'IN.
 
L'écran de recherche multi critères est affiché à l'appel de l'activité .
La barre d'outils propose les différents boutons d'actions disponibles.
 

  La recherche de missions

Si vous souhaitez travailler sur un ensemble déterminé de missions, la saisie des critères de recherche vous permet de les sélectionner.

 

 Liste des missions

La liste de missions affichée correspond :

- soit aux missions filtrées selon vos critères de recherche,
- soit aux missions que vous venez de créer (la liste est vide lors de la première création).

La sélection d'une ligne permet d'afficher toutes les rubriques d'information propres à la mission sous 6 onglets en partie basse de l'écran.
Les actions de modification ou de suppression sont alors possibles en fonction de vos habilitations.

Noter que :
Vous ne pouvez pas supprimer une mission, si des intervenants sont affectés sur cette mission. Si les affectations à la mission ne sont pas encore convoquées, le fait de désaffecter les intervenants permet ensuite de supprimer la mission, par contre si les affectations sont convoquées, il convient d'annuler le (ou les) traitement(s) de convocation puis de désaffecter les intervenants avant de pouvoir supprimer la mission.
Noter que :
Les missions d'harmonisation de type "HASAN" issues de CYCLADES ont pour lieu de mission le centre fictif "SANTORIN". Ces missions pouvant se dérouler en présentiel, vous avez la possibilité de créer une mission d'origine IMAG'IN à partir d'une mission de type "HASAN" et de modifier le centre de la mission : la nouvelle mission créée (de même commission, dates et observation que l'originale) conserve la possibilité pour les intervenants convoqués d'accéder à SANTORIN.
De la même façon, pour les missions d'interrogation orale ayant le centre fictif "VISIO", si l'épreuve se déroule en présentiel, il est possible de créer une mission d'origine IMAG'IN "à partir" d'une mission de centre "VISIO" et de modifier le centre de la mission (les commissions et dates y seront reportées automatiquement).
Dans ce cadre, si il y a besoin de créer plusieurs missions "à partir de", il faut les créer "à partir" de la mission d'origine Cyclades (sinon les commissions sont perdues s'il s'agit d'une duplication à partir d'une mission elle même "créée à partir de" ).
Il n'est pas possible de créer de missions de centre réel à partir de missions de centre fictif ("VISIO" ou "SANTORIN") si ces dernières sont affectées.

  Les onglets

Mission

Il s'agit des informations d'identification de la mission. Celle-ci est définie au minimum par la session d'examen, un type de mission et une date.
Les informations numéro de mission et source (IMAG'IN ou CYCLADES) sont non modifiables.

Les informations session d'examen, spécialité, épreuve-option, type de mission, centre d'examen sont modifiables uniquement si la mission est d'origine IMAG'IN. Détaillons quelques rubriques :

 

  • Type mission :

Vous le choisissez dans la liste déroulante des types de mission. Si au préalable, une liste de types de mission a été définie pour la session examen (via l'activité "Type mission par session examen"), alors ne sont proposés que les types correspondants à cette liste. Sinon, tous les types de missions existants dans la nomenclature sont listés.
- il doit y avoir cohérence entre le type de l'épreuve-option et le type de rémunération associé au type de mission.(l'association est faite via l'activité 'Paramètre type de mission').
Un contrôle a été rajouté pour permettre de sélectionner un type rémunération 'OEC' ou 'E3C' uniquement pour les domaines d'examens BGT ou EA-BGT.

Noter que :
Les frais de jury des examens et concours sont régis par le décret 2010.
Pour visualiser le tableau des types de rémunération autorisés en fonction du décret à appliquer pour la session d'examen ou concours

- la liste déroulante propose les types de mission en cohérence avec les types de rémunération autorisés pour la session d'examen ou concours.
- si le type de mission est associé à un type de rémunération pour Frais de jury, l'épreuve-option est obligatoire sauf :

-> pour les missions de type 'OR2' ( oral du 2nd groupe) au BCG et BTN.

Noter que :
Si toutefois vous créez cette mission de niveau épreuve-option, le statut de l'épreuve est initialisé à partir de celui de l'épreuve du 1er groupe et n'est pas modifiable (les épreuves de 2nd groupe ne sont pas importées dans IMAG'IN). Mais quel que soit ce statut, le type de rémunération d'une mission de type 'OR2' reste initialisé à 'Epreuve Orale'.

-> pour les missions dont le type de rémunération est 'Président de jury'.

- si le type de mission est associé à un type de rémunération pour Frais de jury (ou Travaux administratifs) et que l'examen n'est pas rémunérable pour Frais de jury (ou Travaux administratifs), un message d'alerte est affiché avec demande de confirmation (la notion 'rémunérable' est visible via l'activité 'Examen' du menu 'Mission').

  • Centre examen :

Vous le choisissez dans la liste des établissements déclarés comme centre pour la session examen/concours. Si l'établissement n'est pas encore identifié comme centre dans la session examen/concours, vous pouvez le déclarer en cliquant sur le bouton Déclarer.
Vous pouvez créer une mission sans déclarer de centre examen, dans ce cas, un message informatif s'affiche demandant la confirmation lors de l'enregistrement de la mission.
Noter que :
Il ne peut exister 2 missions définies au même niveau (session examen, spécialité, épreuve-option) de même type, dans le même centre avec des dates de mission qui se chevauchent ; si c'est le cas, il est impossible d'enregistrer la création ou la mise à jour de la mission, l'anomalie est signalée avec le message suivant 'Sauvegarde impossible, il existe des dates en conflit'.


Concernant les missions issues de CYCLADES


Les informations niveau de la définition de l'observation, niveau de définition des dates de mission sont modifiables quelle que soit l'origine de mission


A noter qu'une icône "Santorin" est présente lorsque la mission est "dématérialisée" dans Santorin : l'icône est "verte" pour signaler que la convocation à la mission sera bien transmise à Santorin, "orange" s'il existe des incohérences bloquant la transmission à Santorin. Ce dernier cas est à signaler à l'assistance Imagin pour analyse.

Date

Il s'agit de la liste des dates de la mission.

S'il s'agit d'une mission issue de CYCLADES la liste des dates affichées correspond soit :
- à une concaténation des dates de commissions importées à partir de CYCLADES (exemple : épreuves orales),
- aux dates des jurys définies dans CYCLADES,
 - aux dates que vous avez renseigné via l'activité 'Date et observation' au regard de la rubrique 'Niveau de date' de l'onglet Mission (exemple épreuves écrites).

 

Si le niveau de date de la mission est 'Mission' vous pouvez modifier la liste des dates, dans ce cas des contrôles sont effectués lors de l'enregistrement :

  • dans le cas d'une mission déjà affectée :
    - s'il existe un conflit de date avec d'autres missions affectées à l'intervenant, vous devrez modifier l'affectation de celui-ci pour que le changement de date soit pris en compte.
    - s'il existe un conflit de date avec les indisponibilités de l'intervenant, le changement de date est pris en compte et un mél est adressé au gestionnaire de l'affectation.

 

  • dans le cas d'une mission déjà convoquée :
    - soit la mission est à venir, la mise à jour est confirmée avec un message vous précisant que la convocation est supprimée, elle devra être régénérée.
    - soit la mission est en cours ou terminée, la mise à jour de date est également acceptée mais un message d'information vous indique que la convocation n'est pas supprimée, car il peut y avoir une incidence sur l'état de frais. Vous devez gérer au cas par cas.


    Noter que :
    Ces règles sont également mises en oeuvre dans l'activité 'Date et Observation' si des dates mises à jour concernent des missions affectées ou convoquées

 

Observation

Il s'agit de l'observation à faire figurer sur les convocations. Cette zone est initialisée via l'activité 'Date et observation par type de mission' accessible via le menu 'Mission' sous menu 'Gestion des missions'.
Cette observation est modifiable si le niveau d'observation est défini à 'Mission' dans l'onglet Mission.

Commissions/Salles

Il s'agit de la liste des commissions ou salles associées à la mission courante.


Dans le cas d'une mission d'origine CYCLADES, la liste des commissions ou salles est importée de CYCLADES.
A savoir: les libellés "enseignements de spécialité pivot/spécialités" concernent les commissions de l'épreuve du grand Oral du BCG et BTN.
Vous pouvez consulter les informations de chaque commission/salle (numéro ou nom, nombre d'inscrits et de présents, nombre d'intervenants affectés), les dates, les établissements d'origine des candidats et les jurys de commission via le bouton   ...  .  Dans le cadre des missions du BGT Grand Oral, le détail des spécialités présentes sur la commission sont affichées dans l'onglet "Enseignements spécialités".


Dans le cas d'une mission d'origine IMAG'IN, vous pouvez y associer une liste de commissions. Les informations de chaque commission ajoutée peuvent -être visualisées et modifiées via le bouton   ...   


Noter que :
- l'ajout de commissions est possible pour une mission pour laquelle une commission existe déjà (affectée ou non)
- l'ajout de commissions n'est pas possible si la mission est affectée et ne comporte pas encore de commission.
- il n'est pas possible de supprimer une commission affectée.
- un 'clique souris' sur le libellé d'une colonne permet de trier les éléments de la liste suivant cette colonne.

Jury

Il s'agit de la liste des jurys associés à la mission courante. Vous pouvez consulter le détail de chaque jury via le bouton   ...   .


Pour une mission d'origine CYCLADES de type DL ou DL2 :
    Vous visualiser la liste des jurys avec pour chaque jury le nombre de candidats, le nombre d'intervenants affectés ainsi que la date et l'heure de début de jury.
    Le bouton   ...    ouvre l'écran pop-up vous permettant de visualiser sous l'onglet Etablissement la liste des établissements d'origine des candidats pour le jury.
    Si la mission comporte des jurys ayant une liste d'enseignements-spécialité, cette liste est visible via le nouvel onglet "Enseignement spécialité" accessible via le bouton détail du jury.

    Noter que :
     - les jurys et les informations les composants sont importés de CYCLADES via l'activité 'Import missions à partir de CYCLADES' .
    - la liste des jurys n'est pas modifiable.


Pour une mission d'origine IMAG'IN :
    Lors de l'ajout d'un jury, une liste déroulante propose l'ensemble des jurys de la session d'examen, vous pouvez les visualiser, voir en ajouter si besoin via l'activité 'Jury de mission' du menu 'Mission'.

    Noter que :
    - si un jury ajouté est référencé dans une autre mission de même type pour la même session examen, un message dans la console vous en informe et l'ajout est refusé.
    - un jury ne peut être supprimé si un intervenant y est affecté.

Intervenant

Il s'agit de la liste des intervenants affectés à la mission. Cette liste est non modifiable. Le bouton   ...    donne accès aux informations détaillées de l'intervenant.