IMAG'IN v18.6.1 - Ouverture d'une session examen à partir de CYCLADES

Cette activité permet d'ouvrir des sessions d'examen dans IMAGIN à partir d'une base session CYCLADES, afin d'accéder à toutes les activités concernant un examen pour une session (exemple : gestion des missions, affectations).
Cette activité permet également de rafraîchir les sessions d'examen.

Rappel:
En préalable au traitement, lorsque le processus inscription des candidats est terminé dans CYCLADES, la base de données intermédiaire, nommée IMAOCE, doit être alimentée des épreuves options pour lesquels des candidats sont inscrits:
dans CYCLADES, le gestionnaire "valide les étapes pour IMAG'IN", puis dans IMAG'IN lance le traitement d'extraction de données à partir de CYCLADES de type "inscription".

Spécifique domaines BGT, BCP, CAP :
Génération automatique d'une mission de type "EPSAC" (Commission académique EPS) pour chaque session examen des domaines cités (après validation de l'étape EPS CCF dans Cyclades). Cette mission ne comporte pas de Centre, et est datée du jour de l'ouverture/rafraîchissement de session. Elle permet aux intervenants convoqués d'accéder aux commissions académiques EPS dans Cyclades, via leur portail d'accès au missions du service Intervenant externe/Enseignant.
Notez que l'import de la mission étant automatique, la définition de groupement de mission et de date n'est pas nécessaire.

Sachez que: en fin de traitement, en fonction de l'avancement de l'organisation dans CYCLADES, sont importées les missions d'évaluation des compétences expérimentales et Numérisation et, si souhaitées par le gestionnaire, les missions de correction de copies et interrogation orale. Les missions pour les épreuves "ECE" ou "attestation en langue" pourront être générées suite à une extraction Cyclades de type "Inscription".
Les autres missions pourront être générées suite à une extraction Cyclades de type "Organisation".

Noter que :
Si la base session CYCLADES compte plusieurs examens, on ouvrira dans IMAG'IN autant de sessions d'examen.
L'ouverture de session sélectionne automatiquement pour mission les épreuves-options pour lesquelles des candidats sont inscrits.
En mode 'ouverture' ou 'rafraichissement de session', les établissements référencés centre de déroulement, centre de notation, centre de délibération, centre d'affichage ou établissement d'inscription dans la base session IMAOCE n'existant pas dans IMAGIN sont créés avec la catégorie "ETABLISSEMENT ISSU de CYCLADES" et le sigle "*". Un appel à RAMSESE est automatiquement effectué pour mettre à jour les informations rattachées. Si l'établissement à créer est un établissement local (ceux créés dans une base session CYCLADES sont caractérisés par le 7e caractère du code établissement égal à 'S'), et que son code établissement existe déjà dans IMAG'IN avec une dénomination différente, le centre sera créé dans IMAG'IN avec un nouveau code (la dernière lettre du code est incrémentée, exemple : code CYCLADES 035002SL 'Tennis Municipal', dans IMAG'IN le code sera égal à 035002SM, car le code 035002SL correspond à 'Piscine municipale').

A la suite du rafraîchissement de session, le traitement va générer:

Si des commissions de type "correction de copies" sont présentes dans IMAOCE (et si la case d'option d'import est cochée à "oui"): une mission de correction de copie par session examen, centre, épreuve-option.
Au préalable au rafraîchissement de la session, vous devez impérativement avoir défini le type de mission via l'activité "Groupement par épreuve Option" et renseigné les dates de déroulement via l'activité "Date et observation par type de mission" (ces deux activités sous "Mission", sous-menu "Gestion des missions").

Si des commissions de type "interrogation" sont présentes dans IMAOCE (et si la case d'option d'import est cochée à "oui") : une mission d'interrogation par session examen, centre, épreuve-option.
Au préalable au rafraîchissement de la session, vous devez impérativement avoir défini le type de mission via l'activité "Groupement par épreuve Option" et éventuellement renseigné les observations via l'activité "Date et observation par type de mission" (les dates de déroulement étant issues de Cyclades).

Si des commissions de type "Evaluation des compétences expérimentales" (ECE) sont présentes dans IMAOCE : une mission de type ECE par session examen, centre, épreuve-option.
Au préalable au rafraîchissement de la session, vous devez impérativement avoir défini le type de mission via l'activité "Groupement par épreuve Option" et renseigné les dates de déroulement via l'activité "Date et observation par type de mission".

Si des commissions de type "Contrôle de conformité du BTS" sont présentes dans IMAOCE : une mission de type Contrôle de conformité de dossiers "CCONF" par session examen, épreuve-option.

Si des commissions de type "Composition en ligne" pour "l'EPREUVE THEORIQUE DU PERMIS DE CONDUIRE (ETG)" sont présentes dans IMAOCE : une mission de type Composition en ligne "COMPO" par session examen, épreuve-option et centre examen. Le traitement génère aussi une mission de centre Santorin.

Si des commissions de type "Composition en ligne" pour le "BIMER BREVET D'INITIATION A LA MER" sont présentes dans IMAOCE : une mission de type Composition en ligne "COMPO" par session examen, épreuve-option.

Si des commissions de type "Notation EPS en CCF" sont présentes dans IMAOCE pour le BCP, CAP et BGT les missions de type "Notation EPS CCF" sont générées par session examen, épreuve-option, centres-examen (épreuve "notée dans Santorin" et "gérée en établissement").
La génération de ces missions est automatiquement suivie de l'affectation et convocation des enseignants d'EPS (en fonction de leur niveau d'enseignement) avec transmission de l'information par email aux établissements de rattachement.
Domaine CAP : l’épreuve de sport EPS CCF étant déclinée par spécialité dans la réglementation Cyclades, il est nécessaire d’effectuer un remplacement d’épreuve au préalable (activité Mission/Gestion règlement examen/Epreuves) afin de minimiser le nombre de missions créé par établissement. L'import des missions ne sera effectué que si une épreuve de remplacement est détectée,
Domaine BGT : un enseignant en terminale sera automatiquement affecté à la fois sur les missions BCG et BTN au sein de son établissement. Ces 2 missions donnent le même accès à SANTORIN.

Si des commissions de type "Numérisation" sont présentes dans IMAOCE : une mission de type Numérisation "SSCAN" par session examen, et centre de numérisation.

Des missions de centre "SANTORIN", permettant d'affecter un "coordinateur", peuvent être générées pour l'épreuve lorsque celle-ci est de type "notée dans Santorin" et "gérée en établissement".

A noter : les commissions d'Harmonisation sont importées par la même procédure.

Sachez que :
- les missions portant sur des épreuves de remplacement sont générées si les épreuves remplacées "notées dans Santorin" ont un sujet commun. Ces épreuves sont identifiées dans le traitement par les clés commission qui doivent être identiques.
- lors de l'import d'une épreuve sans durée renseignée, avec un paramètre "pas de regroupement de date" choisi, les commissions sont regroupées par dates échelonnées par demi-journée.

Option d'importation de missions (si la case d'option d'import est cochée à "oui") :
- vous choisissez "Remplacer" s'il existe déjà des informations relatives aux missions et que vous souhaitez les supprimer et les remplacer
- vous choisissez "Compléter et rafraîchir" pour mettre à jour des informations relatives aux missions : les données déjà connues dans IMAG'IN sont mises à jour, et les nouvelles données sont ajoutées.

Recherche des sessions CYCLADES

Si vous souhaitez travailler sur une ou plusieurs base(s) session CYCLADES, la saisie des critères de recherche vous permet de les sélectionner.

Liste des bases sessions CYCLADES

La liste des bases sessions sélectionnées selon les critères de recherche est affichée.

Dans IMAOCE, chaque base possède un code unique appellé identifiant, il est structuré de la manière suivante :

- 1er car au 3ème car : 'c1c'
- 4ème au 9ème car : numéro incrémenté à partir d'une séquence
- 10ème car : 'y'

Noter que :
La colonne "Session examen ouverte" est positionnées à 'OUI', si dans IMAG'IN, la session a déjà été ouverte à partir de la base session CYCLADES, ou bien si la session a été ouverte via l'activité 'Ouverture de session à partir d'IMAG'IN' avec la même date de session que la base CYCLADES et que par la suite la version d'examen (sur laquelle s'appuie la session) a été rafraichie à partir de cette même base.

Option d'importation

L'option d'importation de session est automatiquement positionnée suivant la base session sélectionnée :

Ouvrir une session d'examen
aucune session d'examen n'a été ouverte à partir de cette base session CYCLADES.

Rafraichir une session existante
il y a 2 cas de figure :
- une session a déja été ouverte à partir de la base sélectionnée,
- une session d'examen IMAG'IN a été préalablement ouverte sur une version d'examen créée dans IMAG'IN, ensuite la version d'examen a été rafraichie à partir de la base sélectionnée, la session d'examen doit donc être rafraichie à partir de CYCLADES.

Supprimer les épreuves-options sans candidat inscrit :
Si vous cochez cette option, les épreuves-options sans candidat inscrit côté CYCLADES ayant été sélectionnées pour mission auparavant dans IMAG'IN seront supprimées, y compris les compétences portant sur ces épreuves-options.

Le rafraîchissement de session effectue les mises à jour suivantes :

la liste des épreuves options sélectionnées pour mission est actualisée si nécessaire (exemple : modifications d'inscription coté CYCLADES depuis l'ouverture),
    Noter que :
    - le nombre de présents par commission (qui fournit une aide au gestionnaire lors de la validation des frais de missions) est mis à jour via l'activité 'Import nombre candidats présents de CYCLADES' du menu 'Etats de frais' lorsque le processus de remontée des notes est déroulé dans CYCLADES, le nombre de présents est également mis à jour ou également via l'activité 'Import missions à partir de CYCLADES' du menu 'Mission' en choisissant l'option d'importation 'Compléter et rafraîchir'.
    - s'il existe des correspondances, les épreuves-options restent sélectionnées même si il n'y a pas de candidats inscrits.

si une épreuve de remplacement a été décrite tardivement (c'est à dire depuis l'ouverture de session) :

   - les correspondances entre épreuves d'examen et enseignements sont actualisées de la manière suivante :
     si les correspondances d'enseignement de l'épreuve de remplacement n'avaient pas encore été définies par le gestionnaire, elles sont alors définies selon les correspondances nationales des épreuves remplacées.
   - les compétences attribuées aux enseignants sont actualisées :
     si des compétences sur des épreuves remplacées sont déjà attribuées, celles-ci ne sont pas supprimées mais des compétences sur l'épreuve de remplacement sont alors ajoutées par le système.

les missions des épreuves-options remplacées qui ne sont pas affectées sont supprimées.

Noter que :
Pour ajuster les compétences attribuées par le système aux intervenants sur les épreuves-options remplacé suite à la création tardive d'une épreuve de remplacement (après l'ouverture de session) et au rafraîchissement de session, vous devez :
- mettre la table des correspondances académiques à jour pour la version d'examen (supprimer les correspondances mises en place sur les épreuves remplacées, vérifier les correspondances pour l'épreuve remplaçante) via l'activité Correspondance épreuve - enseignement (par académie)
- attribuer les compétences aux enseignants pour la version d'examen via l'activité Attribution des compétences aux enseignants.

Session

- Dans le cas d'une ouverture de session, il s'agit d'indiquer à partir de quelle version d'examen la session est ouverte, vous choisissez parmi les versions d'examen créées ou mises à jour à partir de la base-session sélectionnée.
- Pour un rafraichissement de session, la version d'examen à partir de laquelle la session a été ouverte, est affichée.

Noter que :
- sachant que deux sessions ne peuvent être ouvertes en même temps sur la même version d'examen, nous vous invitons à consulter le document 'Interface CYCLADES-IMAG'IN' pour la préparation d'une nouvelle session N+1,
- pour des besoins de gestion de début d'année, si une version d'examen est créée dans IMAG'IN puis rafraîchie à partir de la réglementation CYCLADES suite à la validation du pilote réglementaire, la session d'examen éventuellement ouverte (et donc d'origine IMAG'IN) doit alors être rafraichie à partir de CYCLADES.

Après avoir renseigné si besoin le complément du libellé, vous cliquez sur le bouton Planifier pour lancer le traitement d'importation. Vous choisissez alors le moment d'exécution de la tâche (ouverture/raffraichissement) dans la fenêtre de planification.