IMAG'IN v18.6.2 - Gestion des intervenants

La liste des intervenants

La liste des intervenants affichée correspond :
- soit aux intervenants filtrés selon vos critères de recherche,
- soit aux intervenants que vous venez de créer (la liste est vide lors de la première création).

La sélection d'une ligne permet d'afficher toutes les rubriques d'informations propres à l'intervenant en partie basse de l'écran, sous 11 onglets.

Les actions de modification ou de suppression sont alors possibles en fonction de vos habilitations.

Noter que :
la suppression n'est pas possible dans les cas suivants :
- si l'intervenant est issu d'un des systèmes d'information de ressources humaines,
- si des missions courantes ou futures ont été affectées.

Les onglets

Etat-Civil

Les informations d'identification de l'intervenant sont affichées.

La structure du numéro est celle du NUMEN :
- caractères 1 et 2 = le code de l'académie de création
- caractère 3 = une lettre : E (EPP), P (EPP privé), A (RENOIRH), G (Agape), N (SIRHEN), I (Imag'in), K (KHEOPS), T ( ITARF), S (Universitaires), B (Bibliothécaires)
- caractères 4 et 5 = les deux derniers chiffres de l'année de création (ex : 07 pour 2007)
- caractères 6 à 10 = un numéro d'ordre
- caractères 11 à 13 = trois lettres de l'alphabet
   Noter que :
   - pour certains intervenants dont le dossier est issu des SIERH, les 3ème, 4ème et 5ème caractères peuvent être des X (exemple : 01XXX11111ABC)
   - l'alimentation du vivier des intervenants IMAG'IN a pu être réalisée à partir de la base JURY de l'académie (ou à partir d'une autre base locale) et de ce fait les caractères J,R et X sont autorisés en 3ème caractère.

La structure du n° INSEE et les contrôles mis en place lors de l'ajout d'intervenant 'extérieur' (enseignant hors académie ou professionnel) :
  - 1ère composante : sexe (1= masculin, 2 = féminin) -> il doit être en cohérence avec le contenu de la rubrique 'Titre' si celle-ci est renseignée.
  - 2 ème composante : année de naissance -> de 00 à 99, elle doit être en cohérence avec la date de naissance si elle est renseignée.
  - 3 ème composante : mois de naissance
     de 01 à 12,
     de 20 à 30 ou 50 et plus (mois de naissance fictifs) caractérisent le n° INSEE d'une personne inscrite au répertoire sur la base d'une pièce d'état civil ne mentionnant pas son mois de naissance,
     de 31 (janvier) à 42 (décembre) (mois de naissance pseudo-fictifs) caractérisent le n° INSEE d'une personne inscrite au répertoire sur la base d'une pièce d'état civil incomplète mais mentionnant toutefois un mois de naissance.
  - 4 ème composante : lieu de naissance (5 chiffres ou caractères)    > le département et le code commune
  - 5 ème composante : numéro d'ordre (3 chiffres) : 001 à 999 ou 3 lettres (3 premiers lettres du nom) ou encore 1 lettre suivie de deux chiffres (pour les INSEE temporaires)
  - 6 ème composante : clé contrôle (2 chiffres) -> elle n'existe pas pour les INSEE temporaires.

La rubrique 'Adr. prof. compl' : vous pouvez compléter l'adresse professionnelle de l'intervenant. Si celle-ci est renseignée, elle vient compléter l'adresse de l'établissement principal (ou de l'établissement de convocation) de l'intervenant sur les convocations, ainsi que sur les étiquettes adresse intervenant.

Dans la section "Corps-grade", pour les intervenants importés de SIRHEN, le libellé de nomenclature SIHREN est affiché en priorité.
Pour les intervenants convoqués à des jurys, la rubrique "Corps-grade édition" permet de saisir (via recherche corps-grade Sirhen, ou libellé) un corps grade dont l'intitulé apparaîtra sur l'édition de l'arrêté de jury.

Lors de l'ajout d'un intervenant :

Un contrôle est effectué à l’enregistrement afin de vérifier s’il existe des intervenants de même civilité, nom usuel, prénom (et date naissance si elle est renseignée à la création). La liste des intervenants potentiellement en doublon est alors affichée, et le gestionnaire peut confirmer ou annuler sa demande de création.

=> s'il s'agit d'un personnel de l'éducation nationale de votre académie, issu des bases AGORA ou AGAPE, vous renseignez le numéro par son NUMEN.

Précisons que pour importer les données d'un intervenant à partir des bases AGORA ou AGAPE, vous devez renseigner le NUMEN, le nom, le prénom et positionner l'indicateur d'origine à AGORA/AGAPE pour que l'extraction via l'activité 'Import intervenant d'EPP,d'AGORA,d'AGAPE' puisse être réalisée pour l'intervenant.
Suite aux imports, il est fortement conseillé de vérifier qu'il n'existe plus d'intervenant issu de 'AGORA/AGAPE', en effet dans ce cas soit l'intervenant n'existe ni dans AGAPE, AGAPE Privé, AGORA, soit un ou plusieurs des critères de recherche (numen, nom, prénom) ne sont pas conformes à ce qui existe dans le SIERH.
Noter que :
- l'origine 'AGORA/AGAPE' peut être modifiée en origine 'IMAG'IN'.

=> s'il s'agit d'un intervenant 'extérieur' (par exemple : un professionnel, un agent du MENESR ou un intervenant de l'éducation nationale d'une autre académie ) :

- s'il s'agit d'un professionnel, vous ne renseignez pas le champ "numéro", il sera généré automatiquement au moment de l'enregistrement de la création. Pour un agent du MENESR vous saisissez son numen d'origine, pour un intervenant de l'éducation nationale d'une autre académie vous saisissez son numen d'origine si vous le connaissez,
- vous renseignez son indicateur d'origine à 'ISSU d'IMAG'IN',
- vous renseignez son indicateur 'Académie d'origine' à :
  -> 'Académie du site (A00)', ce code signifie : inconnue, non éducation Nationale, Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche de l'académie courante,
  -> 'Académie d'origine (Axx)', ce code signifie que l'intervenant est supposé être rattaché à une autre académie (par exemple : vous renseignez 'TOULOUSE (A16)' dans l'application IMAG'IN de Rennes si l'intervenant est rattaché à l'application IMAG'IN de Toulouse),
- son corps grade est automatiquement initialisé à '8990 INDEMNITAIRE',
- si vous connaissez son n° INSEE, vous pouvez le renseigner dès la création de son dossier. Si le numéro INSEE renseigné existe sur un intervenant non écarté, la saisie n’est pas autorisée et un message d’erreur bloquant s’affichera. Cette information n'étant nécessaire qu'au moment de la liquidation des frais de missions, elle n'est rendue obligatoire qu'au moment de la validation des états de frais.
- un identifiant IMAG'IN et un mot de passe temporaire sont générés automatiquement pour permettre la connexion au service 'Intervenant extérieur' :
  -> l'identifiant et le mot de passe temporaire sont édités sur la convocation, l'intervenant devra modifier ce mot de passe lors de sa première connexion,
  -> l'identifiant est visualisable uniquement via l'activité 'Mots de passe des utilisateurs' du menu 'Administration'.

Précisons le mode de fonctionnement du bouton 'Chercher intervenant' dans le cas ou l'académie d'origine renseignée est différente de 'A00' :

L'utilisation du bouton 'Chercher intervenant' permet de déclencher un appel à l'application IMAG'IN de l'académie d'origine renseignée.
La recherche de l'intervenant dans l'application IMAG'IN de l'académie d'origine s'effectue à partir des informations du dossier de l'intervenant et par ordre de priorité :
  -> le Numéro INSEE s'il est connu,
  -> le Numen SIRH s'il est connu,
  -> le Numéro,
  -> le Nom usuel exact complété éventuellement du Prénom exact.

Les intervenants pris en compte par l'appel automatique à l'application IMAG'IN 'Ayy' depuis l'application IMAG'IN 'Axx' (par exemple, IMAG'IN Rennes 'A14' appelle l'application IMAG'IN de Toulouse 'A16') sont :
- les intervenants non-écartés,
- les intervenants dont l'académie d'origine n'est pas renseignée ou renseignée à 'Ayy' (sur l'exemple : les intervenants dont l'académie d'origine n'est pas renseignée ou renseignée à 'A16').

Si l'intervenant n'a pas été trouvé, l'intervenant est peut-être à rechercher dans une autre académie, un message en console vous informe de la cause . L'académie d'origine est remise à blanc si la recherche s'est effectuée mais n'a pas permis de retrouver l'intervenant, le champ académie d'origine est inchangé si un problème technique est la cause de la recherche infructueuse.

Si plusieurs intervenants sont trouvés dans l'application IMAG'IN d'origine (ceci ne se produit que lors d'une recherche à partir des nom et prénom), un écran 'popup' apparait et présente pour sélection une liste des intervenants retrouvés dans l'application IMAG'IN de l'académie d'origine. Si aucun ne convient vous cliquez sur le bouton en forme de croix qui apparait en haut et à droite de la popup.
Si un unique intervenant est trouvé, ce sont ses informations qui sont affichées.

Les informations suivantes sont mises à jour à partir des informations présentes dans l'application IMAG'IN d'origine :
  -> Numéro (s'il n'était pas attribué au préalable), Numéro INSEE (si le numéro d'insee dans l'académie d'origine n'est pas renseigné, il n'y a pas de mise à jour de cette rubrique), Titre , Nom usuel, Nom de famille, Prénom, Académie d'origine, Date de naissance, Tél. perso., Tél. prof., Mél. perso, Mél. prof., Adresse, Adr. prof. compl.
  -> les code et libellé de la discipline de poste de l'intervenant et les coordonnées de son établissement principal (l'établissement est créé dans votre application IMAG'IN s'il n'existait pas) : Code établissement, Dénomination principale, Dénomination complémentaire, Adresse, Complément adresse, Lieu-dit/hameau, Code boite postale, Numéro cedex, Code postal, Commune, Pays, Téléphone, Fax, Sigle, code et libellé catégorie, Statut, Origine établissement, Mél Etablissement, Appellation officielle.
  -> la liste des indisponibilités de l'intervenant (cf. onglet Indisponibilité).

Des précisions et détails sont donnés dans le mémo guide traitant des indisponibilités des intervenants, ce document est disponible sur le site de la diffusion.

Noter que :
- rubrique 'Titre' : pour appliquer la circulaire n° 5575/SG du 21/02/2012, le titre 'MADEMOISELLE' n'est plus disponible.
- rubriques 'Code postal' et 'Ville' : un contrôle de cohérence est effectué entre le code postal et la ville excepté pour les communes hors du territoire français (dès lors que le champ 'Pays' est différent de 'France'). De ce fait, il convient de renseigner le pays dans un premier temps puis le code postal et enfin la ville.

Pour les intervenants importés des SIERH académiques ou de SIRHEN :

- aucune modification n'est possible si l'intervenant est d'origine EPP, AGAPE, AGORA ou SIRHEN, excepté la rubrique N° INSEE qui est saisissable, pour les agents n'ayant pas d'INSEE dans le SIERH source.
  Spécifique SIEC : si l'intervenant a un dossier financier non actif, la modification de l'adresse dans IMAG'IN est autorisée. Ceci afin de permettre la création du dossier paie dans EPP-SIEC en respectant la règle de correspondance sur l'adresse mise en place entre IMAG'IN et EPP. Sachez que suite au prochain import via l'activité 'Import intervenants à partir d'EPP,d'AGORA,d'AGAPE', l'adresse éventuellement modifiée dans IMAG'IN pour la création du dossier paie dans EPP-SIEC sera écrasée par celle connue dans le SIERH.
- le numéro INSEE nécessaire aux opérations de liquidation est chargé dans IMAG'IN lors de l'importation via l'activité 'Import intervenants d'EPP, d'AGORA, d'AGAPE, de SIRHEN' mais n'est pas visible.
- lors de l'importation via l'activité 'Import intervenants d'EPP, d'AGORA, d'AGAPE, de SIRHEN' , divers traitements sont mis en oeuvre, nous en détaillons 5 ici :
1 - si dans le dossier importé du SIERH, le titre est 'Mlle', il est transformé en 'Mme' pour appliquer la circulaire n° 5575/SG du 21/02/2012.
2 - le dossier d'un intervenant qui n'est plus extrait des SIERH passe à l'état Ecarté dans IMAG'IN (cas des retraites, des mutations ....).
3 - Spécifique SIEC : le dossier d'un intervenant importé à partir des bases SIERH de Créteil, Paris, Versailles ayant au moins une mission affectée mais n'ayant pas de dossier paye actif passe à l'état 'Ecarté' dans IMAG'IN. La procédure suivante va basculer l'origine de ce dossier à 'IMAG'IN' pour permettre la saisie du dossier paie.
  4 - le dossier d'un intervenant 'écarté' ayant des missions affectées est automatiquement basculé à 'non écarté', l'origine passe à 'IMAG'IN', l'indicateur 'Dossier paie actif' passe à 'NON'. L'intervenant valide alors ces EFM via le service 'Intervenant Externe' et peut être de nouveau convoqué.
       Pour permettre la connexion au service 'Intervenant extérieur', le traitement crée automatiquement pour ces intervenants un identifiant et un mot de passe temporaire(si le mot de passe actuel n'est plus égal au Numen de l'intervenant),
       -> l'identifiant IMAG'IN est visualisable uniquement via l'activité 'Mots de passe des utilisateurs' du menu 'Administration'.
5 - les adresses des intervenants connues dans SIRHEN peuvent dans certains cas être trop longues pour être importées dans IMAG'IN, les champs suivants sont alors tronqués lors du traitement d'import : "Adresse" (40 caractères maximum), "Adr. compl."(50), "Lieu-dit"(50).
Noter que :
Vous trouvez dans l'aide de l'activité 'Import intervenants d'EPP, d'AGORA, d'AGAPE, de SIRHEN' la description de l'ensemble des traitements qui sont exécutés.

- pour un intervenant issu de SIRHEN, la rubrique Statut est affichée. Si le corps-grade de l'agent n'est pas encore répertorié dans la nomenclature, il apparait avec le libellé « corps-grade inconnu », la nomenclature sera actualisée lors d'une prochaine livraison de l'application IMAG'IN.

Pour un intervenant d'origine IMAG'IN :

- le dossier d'un intervenant d'origine IMAG'IN peut être écarté si il ne possède aucune mission affectée et convoquée dans le futur, c’est-à-dire dont la date de fin de mission n’est pas dépassée. Celui-ci ne peut plus être convoqué, mais accède toujours à la validation de ces éventuels EFM via le service 'Intervenant Extérieur' que vous pouvez traiter via l'activité 'Gestion des états de frais'.

- si la valeur n'est pas affichée, vous pouvez renseigner l'indicateur 'Académie d'origine' :
-> 'Académie du site (A00)', ce code signifie : inconnue, non éducation Nationale, Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche de l'académie courante,
-> 'Académie d'origine (Axx)', ce code signifie que l'intervenant est supposé être rattaché à une autre académie (par exemple : vous renseignez 'TOULOUSE (A16)' dans l'application IMAG'IN de Rennes si l'intervenant est rattaché à l'application IMAG'IN de Toulouse). Après saisie, le bouton 'Chercher intervenant' est affiché et permet d'activer la recherche des informations de l'intervenant dans son académie d'origine (cf. § 'Lors de l'ajout d'un intervenant' ).

- le n° INSEE est la donnée indispensable à la recherche de l'existence d'un dossier paie actif pour l'intervenant dans les différents SIERH de votre académie .
Pour mémoire, cette recherche est réalisée lors de la validation de l'EFM ou lors du clic sur le bouton Nom Prénom (voir activité Gestion des états de frais) si le dossier financier est inactif.

- la rubrique 'Numen SIRH' est renseignée si l'intervenant est connu dans un des SIERH de l'"académie d'origine" (voir l'onglet Dossier Paie et l'aide Gestion des états de frais). Il s'agit du Numen sous lequel il est connu dans le SIERH.

- lors de la liquidation des frais de missions, plusieurs informations saisies pour l'intervenant dans IMAG'IN seront transmises à EPP public en cas de création automatique du dossier administratif et du dossier paie dans EPP public via le web service SERVICESIRH.
Afin d'assurer la cohérence des dossiers entre IMAG'IN et EPP, plusieurs contrôles sont mis en place dans IMAG'IN :
-> nom de la voie (la fin de la rubrique 'Adresse', après le numéro et la nature de voie) : 18 caractères max. Si la nature de voie est initialisée, le nom de la voie doit l'être aussi.

Comment assurer la cohérence des dossiers entre IMAG'IN et EPP public ?

Comment un intervenant d'origine IMAG'IN peut-il réinitialiser son mot de passe ?

Etablissements

Pour un intervenant issu d'un SIERH académiques ou de SIRHEN, vous visualisez son ou ses établissement(s) d'exercice ainsi que sa discipline de poste dans l'établissement : un agent peut exercer dans un même établissement avec des disciplines de poste différentes ou dans plusieurs établissements avec une même discipline de poste. Pour un agent issu d'un SIERH académique, vous visualisez également sa modalité d'affectation dans l'établissement si celle-ci est connue.
Ces données sont alimentées automatiquement par l'import des intervenants à partir des SIERH académiques ou de SIRHEN. De la fréquence de cette importation dépend la validité des informations.

Le rattachement à l'établissement principal peut aussi être mis à jour suite à l'activation du bouton 'Chercher intervenant' pour un intervenant éducation Nationale d'une autre académie (origine IMAG'IN).

Vous pouvez ajouter un établissement, il vous faut alors préciser le type de celui-ci dans la colonne 'Type Imagin' :
- Principal : l'établissement ajouté devient l'établissement principal dans IMAG'IN pour tous les examens,
- Convocation : après avoir précisé l'examen, l'établissement devient l'établissement dans lequel la convocation sera transmise.
- Secondaire : cette option permet de lister les établissements "secondaires", qui ne seraient pas remontés dans l'import, pour lesquels l'intervenant à un enseignement, ceci afin d'éviter de le convoquer à des missions où sont présents ses élèves.
Vous devez également préciser la discipline de poste, si celle-ci vous est inconnue, vous utilisez le code '0010Z' dont le libellé est 'SANS DISCIPLINE'.

Noter que :
- un intervenant d'origine IMAG'IN, pour lequel un établissement de type 'PRINCIPAL' est renseigné, peut lors de la validation de ses frais de mission via le service 'Intervenant Extérieur' qui lui est dédié :
-> ajouter une ligne de déplacement si aucun déplacement n'a été généré lors de la création du frais de mission par le traitement de convocation,
-> modifier le lieu de départ si un déplacement a été généré lors de la création du frais de mission par le traitement de convocation.
- pour un intervenant issu d'un SIERH académique ou de SIRHEN, lors de l'import régulier, le ou les établissements d'exercice sont actualisés dans IMAG'IN. Il peut-être nécessaire d'ajouter un établissement de type 'PRINCIPAL', sachez qu'il prévaut toujours sur le ou les établissement(s) importé(s) du SIERH académique ou de SIRHEN. De ce fait, il est nécessaire de veiller régulièrement à la cohérence entre le ou les établissements d'exercice et l'établissement principal ajouté dans IMAG'IN.
- il peut y avoir plusieurs établissements de type 'convocation'.

Pour les intervenants issus d'un SIERH académique ou de SIRHEN, la convocation sera transmise :
- à l'établissement principal importé s'il n'existe pas d'établissement de type 'Principal' ou 'Convocation' ajouté dans IMAG'IN,
- à l'établissement de type 'Principal' ajouté dans IMAG'IN s'il n'existe pas d'établissement de type 'Convocation' pour l'examen faisant l'objet du traitement de convocation,
- à l'établissement de type 'Convocation' ajouté dans IMAG'IN, s'il s'agit de l'examen faisant l'objet du traitement de convocation,
- à l'adresse personnelle de l'agent s'il n'existe aucun établissement.

Pour les intervenants issus d' IMAG'IN la convocation sera transmise :
- à l'adresse personnelle de l'agent s'il n'existe aucun établissement,
- à l'établissement principal importé s'il n'existe pas d'établissement de type 'Principal' ou 'Convocation' ajouté dans IMAG'IN,
- à l'établissement de type 'Principal' ajouté dans IMAG'IN s'il n'existe pas d'établissement de type 'Convocation' pour l'examen faisant l'objet du traitement de convocation,
- à l'établissement de type 'Convocation' ajouté dans IMAG'IN, s'il s'agit de l'examen faisant l'objet du traitement de convocation.

Noter que :
- les établissements ajoutés dans IMAG'IN ne font pas l'objet d'un "nettoyage" automatique, nous vous conseillons d'effectuer des contrôles par liste pour vérifier que les intervenants issus d'un SIERH n'ont pas fait l'objet d'une modification de leurs affectations.

Enseignements

Les enseignements listés sont initialisés par l'activité 'Importation enseignement de STS-Web' pour les enseignants de votre académie.
Cette importation est à lancer après la clôture de la campagne de rentrée de STS-WEB c'est à dire lorsque tous les établissements ont terminé les mises à jour des structures et services et que la base de données STS-Web est consolidée.
Noter que :
Suite à l'import des intervenants à partir de EPP ou EPP privé via l'activité 'Import intervenants d'EPP,d'AGORA,d'AGAPE, de SIRHEN', si le dossier de l'intervenant n'est plus extrait des SIERH (retraite, mutation...), il passe à l'état Ecarté dans IMAG'IN et ses enseignements sont supprimés.

Il est possible de renseigner un enseignement pour un intervenant d'origine Imagin. Cet ajout est conditionné par la présence d'un établissement de rattachement renseigné dans l'onglet "Etablissements".

Compétences/Non compétences

Les compétences sont définies par version d'examen, spécialité , épreuve-option, elles peuvent être générées automatiquement par l'activité 'Attribution des compétences aux enseignants' à partir des correspondances entre épreuves options et matières enseignées. Une compétence est définie par un ou plusieurs auteurs : système, enseignant, établissement, gestionnaire.

Le compétences sont mises à jour :
- par l'enseignant lui-même via le service Web enseignant,
- par le chef d'établissement via le service Web établissement,
- par le gestionnaire.

Chacun des auteurs est identifié dans les colonnes : Système - Enseignant - Etablissements - Gestionnaire :

- SYS (C) : la compétence a été générée et attribuée automatiquement dans IMAG'IN grâce à une table de correspondances qui permet d'associer une épreuve d'examen à un ou plusieurs enseignements.

- un n° établissement (C) : la compétence est ajoutée ou validée par un établissement dans lequel l'agent exerce.
- un n° établissement (I) : la compétence est supprimée par un établissement dans lequel l'agent exerce.

- un numen (C) : l'agent lui-même a ajouté ou validé la compétence.
- un numen (I) : l'agent a supprimé la compétence.

- un code gestionnaire (C) : un gestionnaire d'IMAG'IN qui gère l'examen a ajouté ou validé la compétence.

Noter que :
- vous visualisez toutes les compétences de l'intervenant, y compris celles portant sur un examen pour lequel vous n'êtes pas habilité.
- vous ne pouvez intervenir que sur les compétences des épreuves d'examen pour lesquelles vous êtes habilité.

Certaines compétences peuvent être en conflit, la colonne 'Conflit en cours' est à OUI. Sachant que seules les compétences sans conflit sont prises en compte dans l'affectation des missions, si vous souhaitez résoudre le conflit, positionnez la rubrique 'Conflit en cours' à NON.

Noter que :
- si aucun conflit n'a été détecté la colonne 'Conflit en cours' reste vide,
- un conflit est généré sur une compétence si un auteur désigne l'intervenant compétent et qu'un autre le désigne non-compétent,
- il n'y a pas de conflit sur une compétence si tous les auteurs se positionnent de la même façon sur cette compétence.
- si le traitement d'attribution des compétences est lancé de nouveau après la validation par les intervenants ou les établissements, les compétences ajoutées ou supprimées par ces derniers ne sont pas modifiées, seules les compétences marquées SYS sont mises à jour.

Pour écarter une compétence du processus d'affectation automatique, vous cochez la case "Ignorer".

Pour mémoire, lors de la préparation de session, il est possible de récupérer toutes les compétences mises à jour lors de la session N-1 (voir aide de l'activité 'Version d'Examen,spécialité'). Il s'agit des compétences mises à jour par l'établissement, l'enseignant, le gestionnaire et enfin le système via le traitement d'attribution des compétences.

Indisponibilités

Vous trouvez la liste des indisponibilités pour les agents de l'Education Nationale. Elles sont mises à jour :
- par l'activité 'Import intervenants d'EPP, d'AGAPE, d'AGORA, de SIRHEN',
- pour un intervenant d'origine IMAG'IN dont l'académie d'origine est renseignée et différente de 'A00', par un appel à l'application IMAG'IN d'origine via le bouton 'Rechercher intervenant' de l'onglet 'Etat civil',
- par le chef d'établissement via le service Web établissement,
- par le gestionnaire.

Cet onglet n'est pas modifiable pour un intervenant d'origine IMAG'IN sauf si la saisie d'indisponibilités a été activée : en effet, pour les intervenants de l'académie et d'origine 'IMAGIN', un bouton Activer la saisie des indisponibilités permet après confirmation dans la popup de saisir des indisponibilités pour l'intervenant, dans ce cas les disponibilités existantes sont supprimées et la saisie des disponibilités n'est plus possible.

Vous pouvez ajouter des indisponibilités pour les intervenants issus des SIERH académiques ou de SIRHEN, , vous ne pouvez pas modifier ou supprimer une indisponibilité importée.
Lors de l'ajout d'une indisponibilité :

- si l'intervenant est affecté à une mission pendant la même période, un mail est envoyé au gestionnaire ayant initialement affecté la mission pour l'informer,
- le gestionnaire à l'origine de l'ajout est affiché en fin de ligne.

Notez que suite à l'activation du bouton 'Chercher intervenant' pour un intervenant éducation Nationale d'une autre académie (origine IMAG'IN) l'appel à l'application IMAG'IN d'origine permet d'importer les indisponibilités connues de l'intervenant dont :
- les indisponibilités issues des affectations de l'intervenant à des missions futures ou en cours dans d'autres académies ou dans l'académie d'origine : le code 'IMAxx'' traduit les indisponibilités liées à des affectations dans l'académie 'Axx' (exemple : une affectation dans l'académie d'origine de Toulouse du 3 au 7 juillet 2050 sera traduite comme une indisponibilité 'IMA16' du 3 au 7 juillet 2050 dans la liste des indisponibilités de l'intervenant dans l'application IMAG'IN de Rennes),
- les indisponibilités saisies dans l'application IMAG'IN de l'académie d'origine mais qui portent un code motif local non connu de votre application IMAG'IN sont affichées avec un code 'ZZZZ - indisponibilité de l'académie d'origine',
Les indisponibilités importées ne sont pas supprimables, ces indisponibilités peuvent éventuellement être mises à jour suite à une nouvelle recherche de l'intervenant dans l'application IMAG'IN d'origine via le bouton 'Rechercher intervenant' de l'onglet 'Etat civil'.

A noter que le bouton "Détails" vis-à-vis d'une convocation par une académie "extérieure" permet d'y rechercher des détails de la mission convoquée. Si la convocation est trouvée, une pop-up détail s'affiche présentant les données suivantes : numéro mission, session examen, spécialité, épreuve-option, type mission, date convocation, qualité, code auteur d'affectation.

Disponibilités

Les disponibilités sont saisissables pour les intervenants crées dans IMAG'IN dont l'Académie d'origine' est 'A00' ou non renseignée,
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer des disponibilités.

Noter que :
Pour un intervenant créé dans IMAG'IN, si aucune période de disponibilité n'est renseignée, l'intervenant est considéré disponible dans les traitements d'affectation.
Lors de l'ajout d'une disponibilité :
- si l'intervenant est affecté à une mission en dehors de la période, un mail est envoyé au gestionnaire pour l'informer,
- le gestionnaire à l'origine de l'ajout est affiché en fin de ligne.

Missions

Vous visualisez les missions affectées pour les sessions d'examen ouvertes. Le bouton ... vous permet de détailler la mission sélectionnée.
Noter que :
Si la date de début de mission apparait en rouge, cela indique qu'il s'agit d'une affectation avec forçage de conflit.

Historique

Vous visualisez les missions affectées pour les sessions d'examen fermées.
Noter que :
- si une session a été fermée, puis ré-ouverte, les missions affectées sont conservées dans l'historique,
- lors de la suppression d'une session, l'historique des missions de la session est également supprimé.

Convocation

Vous visualisez les missions ayant fait l'objet d'une convocation, celle-ci pouvant être active ou supprimée.
Noter que :
- la colonne "Etat" trace le gestionnaire à l'origine de l'état de la convocation

Dossier Paie

La liquidation de la partie rémunération de l'état de frais est réalisée par PSOP (Paie Sans Ordonnancement Préalable) à partir d'IMAG'IN via les SIERH de l'académie sur le dossier financier de l'intervenant.
Pour se faire les intervenants doivent disposer d'un dossier financier actif dans l'un des SIERH de l'académie ou dans SIRHEN. Ce dossier paie est composé d'un IBAN (nouveau format des coordonnées bancaires en remplacement du RIB) et d'informations complémentaires indispensables à la mise en paiement.

La liquidation de la partie déplacement de l'état de frais est réalisée à partir d' IMAG'IN vers DT/CHORUS pour tout intervenant dont l'IBAN (en remplacement du RIB) été 'garanti ' par le Trésorerie Générale suite à un retour paie :

pour un intervenant connu d'un SIERH de l'académie et payé par PSOP : l'IBAN a été validé par la TG, celui-ci est donc 'garanti',
pour un intervenant extérieur (professionnel ou enseignant hors académie) :

- le paiement de la partie déplacement de l'EFM d'IMAG'IN vers DT est possible si une rémunération d'indemnité via PSOP a été réalisée au préalable, mais l'envoi pourra être décalé d'un mois entre le paiement de la 1ère rémunération et le paiement du déplacement : l'IBAN devant être 'garanti' suite au retour paye mensuel.
- le paiement de la partie déplacement de l'EFM d'IMAG'IN vers DT est possible dès lors qu'une fiche profil est créée côté CHORUS-DT dans laquelle le champ ALIAS est renseigné avec le numen sierh de l'intervenant connu dans IMAG'IN.

Noter que :
- pour un intervenant issu d'IMAG'IN, si vous connaissez les informations nécessaires au dossier financier, vous pouvez les renseigner dès la création de l'intervenant. Ces informations n'étant nécessaires qu'au moment de la liquidation des frais de rémunération, elles ne sont rendues obligatoires qu'à la validation des états de frais.

Dossier paie

Vous visualisez le dossier financier de l'intervenant .

s'il s'agit d'un intervenant issu d'un SIERH académique ou de SIRHEN :

- si l'indicateur Dossier financier actif est positionné à Oui : un dossier financier permettant le paiement par PSOP est connu dans l'un SIERH de l'académie ou dans SIRHEN. Les informations sont importées et mises à jour via l'activité 'Import intervenants d'EPP, d'AGORA, d'AGAPE, de SIRHEN'.
l'IBAN affiché est celui sur lequel les frais de missions seront mis en paiement. Aucune modification de cet IBAN n'est possible dans IMAG'IN.
- si l'indicateur Dossier financier actif est positionné à Non : l'intervenant ne possède pas (ou plus) de dossier financier permettant la liquidation des frais de mission dans aucun des SIERH. Vous pouvez renseigner les différentes rubriques pour permettre lors de la validation des frais de rémunération, la création automatique du dossier financier dans EPP public pour paiement des frais de rémunération.

Noter que :
Après la création du dossier dans EPP public via la validation d'un EFM de rémunération (voir activité Gestion des états de frais) :
-> l'indicateur Dossier financier actif est positionné à Oui, les informations ne sont pas accessibles en modification, elles sont mises à jour via l'activité 'Import intervenants d'EPP, d'AGORA, d'AGAPE',
-> l'identité de l'utilisateur qui est à l'origine de la création du dossier dans EPP public via le web service SERVICESIRH est enregistré et affiché avec la date de création.

s'il s'agit d'un intervenant issu de IMAG'IN (professionnel, enseignant hors académie ...) :

- si l'indicateur Dossier financier actif est positionné à Oui : un dossier financier permettant le paiement par PSOP est connu dans un SIERH de l'académie. l'IBAN affiché, est celui sur lequel les frais de missions sont mis en paiement. L'IBAN est modifiable (cf. § 'Comment assurer la cohérence des dossiers entre IMAG'IN et EPP public, lors de la modification dans IMAG'IN de l'IBAN ou de la situation de famille ?').
- si l'indicateur Dossier financier actif est positionné à Non : l'intervenant ne possède pas (ou plus) de dossier financier permettant la liquidation des frais de mission dans aucun des SIERH. Vous pouvez renseigner les différentes rubriques pour permettre lors de la validation des frais de rémunération, la création automatique du dossier financier dans EPP public.

  Noter que :
  - après la création du dossier dans EPP public via la validation d'un EFM de rémunération (voir activité Gestion des états de frais) :
  -> l'indicateur Dossier financier actif est positionné à Oui, le rubrique Numen SIRH de l'onglet Etat-Civil est initialisé avec le numen sous lequel l'intervenant est connu dans le SIERH,
  -> l'identité de l'utilisateur qui a créé le dossier dans EPP public via le web service SERVICESIRH est enregistré et affiché avec la date de création.

Outre les différentes rubriques composant l'IBAN qui peuvent-être renseignées dès la création vous pouvez également compléter la rubrique Code Administration : cette information doit être en cohérence avec le code ministère. Le code administration est nécessaire à l'organisation des échanges avec la TRESORERIE GENERALE et permet l'acheminement des bulletins de salaire vers les gestionnaires.
Nous vous invitons à prendre contact avec le coordonnateur paie de l'académie et/ou l'ADSI Paye pour définir conjointement le(s) code(s) administration.

Noter que :
La liste déroulante vous propose le(s) code(s) administration répertorié(s) . Cette liste est mise à jour manuellement dans IMAG'IN via l'activité 'Gestion des nomenclatures' et doit être le reflet de celle qui existe dans EPP pour IMAG'IN.

Comment assurer la cohérence des dossiers entre IMAG'IN et EPP public, lors de la modification dans IMAG'IN de l'IBAN ou de la situation de famille ?

Cas particulier du dossier paie non actif qui empêche la validation des indemnités allouées aux chefs de centre :

Liste des pièces justificatives du dossier paie de l'intervenant

Informations complémentaires paie

Il s'agit des dernières informations nécessaires à la création automatique dans EPP public du dossier financier pour un intervenant qui ne possède pas de dossier financier actif.

Détaillons quelques rubriques :

Type intervenant : il s'agit de renseigner le profil 'cotisant' de l'intervenant (celui-ci doit produire un justificatif de son profil cotisant pour la création de la prise en charge paie dans EPP Public).
Voici les différents types d'intervenant proposés dans IMAG'IN :
1. Agent titulaire de la fonction publique

2. Agent non titulaire de la fonction publique ou appartenant au secteur privé, dont la rémunération principale est inférieure ou égale au plafond SS ou agent non titulaire de la fonction publique ou appartenant au secteur privé, dont l'employeur n'assure pas la totalité des cotisations plafonnées ; ou agent retraité de moins de 65 ans.
3. Agent non titulaire de la fonction publique ou appartenant au secteur privé, dont l'employeur assure la totalité des cotisations plafonnées
4. Retraité de plus de 65 ans
5. Non salarié (artisan, profession libérale).

Bureau de gestion SIRH : comme pour le code administration cette information permet l'acheminement des bulletins de salaire vers les gestionnaires, elle est nécessaire à l'organisation des échanges avec la TRESORERIE GENERALE. Cette donnée vous permet également de consulter le dossier et de le modifier si besoin dans EPP.

Nous vous invitons à prendre contact avec le coordonnateur paie de l'académie et/ou l'ADSI Paye pour définir conjointement le(s) bureau(x) de gestion.

Noter que :
la liste déroulante vous propose le(s) bureau(x) de gestion répertoriés(s). Cette liste est mise à jour manuellement dans IMAG'IN via l'activité 'Gestion des nomenclatures' et doit être le reflet de celle qui existe dans EPP pour IMAG'IN.

Situation familiale : vous choisissez dans la liste déroulante la situation de famille de l'intervenant.

Académie Origine : cette zone est accessible si la rubrique Type intervenant est positionnée à FONCTIONNAIRE, vous la renseignez s'il s'agit d'un intervenant fonctionnaire de l'Education Nationale exerçant dans une autre académie.

Numen Origine : cette zone est accessible si la rubrique Type intervenant est positionnée à FONCTIONNAIRE, vous la renseignez s'il s'agit d'un intervenant fonctionnaire de l'Education Nationale exerçant dans une autre académie pour lequel le numéro saisi dans l'onglet 'Etat Civil' n'est pas le numen d'origine.

Noter que :
Lors de la demande de création du dossier paie pour un enseignant hors académie :
- si le numéro saisi dans l'onglet 'Etat Civil' est le numen d'origine de l'enseignant (i.e. 3ème caractère du numen à 'E','P','A','G' ou 'R'), lors de la demande de création du dossier dans EPP, il est envoyé en priorité, l'intervenant est créé avec son numen d'origine dans EPP.
- dans le cas contraire,
-> si vous renseignez la rubrique Numen Origine, ce numen est envoyé lors de la demande de création dans EPP, et l'intervenant est créé avec ce numen dans EPP.
-> si vous ne renseignez pas la rubrique Numen Origine, l'intervenant est créé avec un nouveau numen dans EPP
Sachez que dans les 3 cas, le numen sous lequel l'intervenant est connu dans EPP est stocké en retour de création dans la rubrique numen SIRH de l'onglet 'Etat-Civil'.

Dossier financier complet : chaque gestionnaire peut indiquer en cochant la case 'Dossier financier complet' si le dossier papier nécessaire à la création du dossier paie (PEC) est complet, conforme et que les informations nécessaires à la création dans la base EPP public ont été saisies. Le code de l'utilisateur ayant coché cette case et la date de validation sont enregistrés et visualisables dans la rubrique 'suivi par'.

En effet, un état de frais de rémunération ne devrait être validé et exporté qu'à ces seules conditions.

Noter que :
Un critère de recherche 'Dossier financier complet' permet de sélectionner les intervenants concernés via les activités 'Gestion des Etat de Frais', 'Préparation export frais de rémunération ' sous l'onglet 'Intervenant' et via l'activité 'Gestion des intervenants' sous l'onglet 'Dossier Paie'.

Etats de frais

Vous visualisez les états de frais des missions convoquées pour l'intervenant. Un clic sur le montant rémunération ou sur le montant déplacement vous permet de consulter le détail de la mission et du frais dans une fenêtre pop up.