IMAG'IN v18.6.2 - Importation intervenants EPP RENOIRH AGAPE

Cette activité permet d'importer à partir des SIERH de votre académie et de SIRHEN, les données relatives aux personnels ou agents de votre académie ainsi que leurs établissements d'exercice. Il convient de mettre à jour le vivier des intervenants régulièrement.

Un agent est importé à partir de EPP ou EPP privé si son grade est ouvert, qu'il est en position d'activité et qu'il exerce ou a exercé dans un établissement au moins 1 jour durant l'année scolaire à la date du traitement d'importation.

Les agents gérés dans AGAPE, AGAPE Privé ou RENOIRH dont l'importation est souhaitée doivent d'abord être créés à minima dans IMAGIN en renseignant pour chacun d'eux les rubriques 'Numéro' (Numen), 'Nom usuel', 'Prénom' et en précisant l'origine qui doit être 'AGAPE/RENOIRH'. Lors de l'importation de ces agents dans IMAG'IN, les données administratives sont actualisées et l'origine passe à AGAPE, AGAPE Privé ou RENOIRH en fonction de la base dans laquelle l'intervenant est extrait. (à noter qu'un intervenant issu de RenoirH mais référencé dans une académie extérieure sera dans Imagin d'origine "Imagin" et corps-grade "Indemnitaire")

IMAG'IN s'interface également avec SIRHEN pour collecter les données des agents gérés dans SIRHEN , ces agents ont un DUA (Dossier Unique Agent) complet. La migration de gestion des SIERH académiques vers SIRHEN est prévue par vague, la première vague étant planifiée en mai 2014.

En savoir plus sur l'import à partir des SIERH académiques :

En savoir plus sur l'import à partir de SIRHEN :

Après le chargement des données dans IMAG'IN différents traitements sont réalisés :

le dossier d'un intervenant qui n'est plus extrait des SIERH passe à l'état écarté dans IMAG'IN (cas des retraites, des mutations, décès....), ses enseignements ainsi que ses compétences sont supprimés,
si dans le dossier importé du SIERH, le titre est 'Mlle', il est transformé en 'Mme' pour appliquer la circulaire n° 5575/SG du 21/2/2012,
une mise à jour des établissements d'exercice des intervenants est réalisé dans les cas suivants :
- si un intervenant possède plusieurs établissements principaux (type 'Principal'), un à titre définitif (TPD) et un en affectation annuelle (AFA), c'est l'établissement AFA qui est pris en compte comme établissement principal dans IMAG'IN,
- si un intervenant possède plusieurs établissements principaux (type 'Principal'), c'est celui qui n'est ni ZR (Zone de Remplacement) ni ZA (Zone Académique) qui est pris en compte comme établissement principal,
- si un intervenant possède un établissement 'ZR' ou 'ZA' et un seul poste de type 'Gelé', c'est l'établissement de type 'Gelé' qui est pris en compte comme établissement principal,
- si un intervenant possède un établissement de type 'ZR' ou 'ZA' et plusieurs postes type 'Gelé', c'est l'établissement de type 'ZR' ou 'ZA' qui est pris en compte comme établissement principal,
les positions C100,C101,C102,C117,C118,C130,C131,C132,C133,C134,C137,C138,C199,CA302, A03,A10,A12,V01,F201,F202,F203,F204,F205,F210,F211,F212,F213,F214,F218,F219,F220,F221,F227,F230,F231,F232,F235 ne sont pas considérées comme des indisponibilités dans IMAG'IN,
le code pays est positionné à 990 (Autres pays) pour les agents dont le code pays de l'adresse importée n'est pas connue dans IMAG'IN,
les compétences définies par des établissements dans lesquels les intervenants n'exercent plus sont supprimées,
une opération de nettoyage du vivier des établissements est réalisée. Il s'agit de supprimer les établissements importés et non référencés dans IMAG'IN à l'exception des établissements créés dans IMAG'IN et de ceux importés d'OCEAN,
les établissements qui n'ont pas de catégorie sont mis à jour avec une catégorie à 'ZZZZ-SANS CATEGORIE' : il s'agit principalement des établissements récupérés à partir de l'application JURY,
pour les intervenants importés, s'il existe des missions affectées en conflit avec les indisponibilités dans la période du futur, un mél d'alerte est adressé au gestionnaire d'affectation (l'expéditeur du mail est "no-reply-imagin@<domaine>", par exemple : "no-reply-imagin@ac-rennes.fr"),
pour les intervenants importés, s'il existe des indisponibilités futures du type IMAxx (missions affectées dans une application IMAG'IN extérieure, celle de l'académie xx) en conflit avec les indisponibilités importées, un appel à l'application extérieure IMAG'IN est effectué afin d'envoyer un mail d'alerte au gestionnaire affectateur,
un mail est envoyé au gestionnaire affectateur d'un intervenant écarté affecté à une mission non encore terminée,
spécifiquement pour le SIEC : le dossier d'un intervenant importé à partir des bases SIERH de Créteil, Paris, Versailles ayant au moins une mission affectée mais n'ayant pas de dossier paye actif passe à l'état 'Ecarté' dans IMAG'IN. La procédure suivante va basculer l'origine de ce dossier à 'IMAG'IN' pour permettre la saisie du dossier paie.
le dossier d'un intervenant 'Ecarté' ayant des missions affectées est automatiquement basculé à non 'Ecarté', l'origine passe à 'IMAG'IN', l'indicateur 'Dossier paie actif' passe à 'NON', le corps-grade passe à "8990-indemnitaire". L'intervenant peut être de nouveau convoqué, le service 'Enseignant' ne lui est plus accessible, pour valider ses états de frais mission, cet intervenant doit se connecter au service 'Intervenant Externe'. Pour cela le traitement crée automatiquement :
-> un identifiant IMAG'IN composé de la façon suivante : 1ière lettre du prénom + 7 premières du nom suivi d'un numéro dans le cas d'homonyme,
-> un mot de passe temporaire si le mot de passe actuel n'est plus égal au numen de l'intervenant.
pour les nouveaux intervenants et les nouveaux établissements importés, la table des utilisateurs d'IMAG'IN (usr) est enrichie pour permettre la connexion via le 'service Enseignant' de ces nouveaux agents ou via le 'service Etablissement' pour les nouveaux chefs d'établissement,
spécifiquement pour le SIEC, si des données concernant le dossier paie des intervenants sont modifiées (mode de paiement, code BIC, code IBAN, code administration), le WebService est appelé pour modifier le dossier paie de ces intervenants dans Epp-SIEC : il s'agit des données nom, prénom, adresse, sexe, situation famille et IBAN.
Si aucun dossier Intervenant n'est trouvé coté Epp-SIEC, alors le statut du dossier paie "SIEC" dans Imagin devient inactif.
spécifiquement pour le SIEC, si un intervenant n'est plus retrouvé en base RH ('écarté' par l'import), mais dans IMAG'IN possède des rémunérations en cours et un dossier financier complet, un mail est envoyé au gestionnaire. Ce mail précise :
- qu'en raison des ses rémunérations et/ou affectation en cours, l'intervenant n'est pas considéré comme 'écarte' par l'application IMAG'IN,

que son dossier paie a été remis à non actif (dossier paie remis à non complet également).

Liste des bases d'importation

Vous pouvez collecter les informations depuis un ou plusieurs système(s) d'information : la liste affichée correspond aux bases disponibles dans votre académie.

Après avoir sélectionné la ou les base(s) d'importation, vous cliquez sur le bouton Planifier pour lancer le traitement d'importation. Vous choisissez alors le moment d'exécution des travaux d'importation dans la fenêtre de planification.
Noter que :
- il est suggéré de planifier l'importation en dehors des plages horaires de travail des gestionnaires car l'exécution du traitement restreint l'accès à certaines activités,
- s'agissant de l'import à partir des SIERH académiques :
  + il n'est pas possible de sélectionner des bases de différents départements dans le même traitement,
  + suite au traitement d'import, le fichier d'extraction du SIERH est sauvegardé avec le n° d'UAD (ex : EPP_IMAGIN_Vx_A24.zip).
- s'agissant de l'import à partir de SIRHEN :
  + le choix d'importer à partir de SIRHEN est exclusif,
  + suite au traitement d'import le flux xml des agents récupéré depuis OMOGEN-Fichiers est supprimé, le nom du flux est tracé dans le compte-rendu d'import. La dernière version des fichiers de chargement générés à partir du flux pour mettre à jour IMAG'IN est sauvegardée.