Charges à payer - Restes à payer
 

Cette activité permet de présenter les éléments nécessaires au calcul des restes et charges à payer pour une année budgétaire. Il s'agit d'une 1ère étape pour aider les académies et la DAF à avoir une meilleure visibilité sur les restes et charges à payer des jurys d'examens et concours.
Ci-après quelques définitions émanant de la DAF :
CAP : « Les charges à payer sont les charges qui ont donné lieu à une certification de service fait et certifié par les gestionnaires au cours de l' exercice, mais qui n'ont pas été comptabilisées à la clôture de celui-ci (c'est à dire au 31 décembre de l'année N visée)»,
RAP : « Les restes à payer sont la différence entre les engagements juridiques et les paiements de l’année sans considération du service fait »
Les restes à payer sont calculés pour les examens exclusivement, à partir du coût moyen de l'année budgétaire N-1 et en tenant compte des paiements déjà réalisés au cours de l'année budgétaire N.

Les restes à payer (RAP) et charges à payer (CAP) restitués via cette activité concernent tout ce qui est Titre 2 (rémunérations) et Hors Titre 2 (déplacements) dans le cadre des missions de JURY gérés avec IMAG'IN.

Cette activité restitue plusieurs types de documents dont des fichiers récapitulatifs, au format CSV, qu'il conviendra d'adresser à la DAF pour consolidation au niveau national. Une circulaire émanant de la DAF est adressée aux académies afin d'expliquer le mode opératoire pour la transmission des fichiers récapitulatifs.
Noter que :
- s'agissant des concours nationaux, il est nécessaire de produire les fichiers récapitulatifs demandés depuis l'application IMAG'IN Centrale, cette activité est accessible aux gestionnaires responsables en académie (groupe ACARESP),
- spécifique IMAG'IN Ile de France : les fichiers récapitulatifs sont produits par académie de liquidation (SIEC, Créteil, Versailles)

Les données restituées pour les calculs sont extraites de la base IMAOCE d'une part (sous réserve que les extractions à partir de CYCLADES aient été faites préalablement), et des données IMAG'IN d'autre part.

En préalable au lancement de cette activité, il est impératif côté CYCLADES, de lancer la procédure 'Transférer les données vers IMAG'IN' pour les bases session (session remplacement, ...) de l'année budgétaire N et l'année N-1 pour lesquelles la liquidation des frais de jury est à la charge de l'académie, ceci afin de récupérer dans IMAOCE (base de données intermédiaire entre CYCLADES et IMAG'IN) les dernières informations sur le nombre de candifats-épreuves inscrits et présents de chaque base session.
Pour disposer des données 'nombre de candidats-épreuves inscrits' et 'nombre de candidats-épreuves présents', même les bases sessions CYCLADES n'ayant pas été exploitées dans IMAG'IN doivent être mises à disposition dans IMAOCE. Seul le lancement de la procédure 'Transférer les données vers IMAG'IN' suffit, il n'y a pas besoin de lancer d'import dans IMAG'IN.
Noter que :
Si pour des bases sessions CYCLADES particulières, la liquidation des frais de jury n'est pas à la charge de l'académie (suivant les académies certaines sessions pour les centres étrangers ...) , il ne faut pas comptabiliser les candidats de ces sessions : si la procédure 'Transférer les données vers IMAG'IN' a été exécutée pour ces sessions, il convient de faire machine arrière en supprimant ces bases sessions CYCLADES de la base intermédiaire IMAOCE : pour cela dans CYCLADES, vous lancez la tâche 'Supprimer les données dans IMAG'IN' de la procédure 'Transférer les données vers IMAG'IN'.

La barre d'outils propose les différents boutons d'actions disponibles.
 

Paramètres à renseigner et traitement

- Année : vous choisissez l'année budgétaire (N) pour laquelle vous souhaitez obtenir le calcul des CAP et /ou RAP.

- Données à extraire :
Vous choisissez sur quel périmètre porte la restitution : les concours ou les examens ou les deux.
Vous sélectionnez ensuite le cadre budgétaire : les charges à payer (CAP) ou restes à payer (RAP) pour les dépenses de titre 2 (rémunérations), ou les dépenses hors titre 2 (déplacements) ou les deux.

Après le choix des paramètres, vous cliquez sur le bouton ExtractionPDF pour lancer le traitement de restitution des données de pilotage, vous choisissez alors le moment d'exécution de ce traitement dans la fenêtre de planification.
Vous pouvez suivre la bonne exécution du traitement via l'activité 'Suivi des tâches planifiées' du menu 'Administration', en début du compte rendu, un lien donne un accès direct aux documents de pilotage produits.
Pour mémoire : les documents produits sont également accessibles via l'activité 'Mes documents d'édition' du menu 'Administration', vous choisissez type d'édition = CHARGES A PAYER - RESTES A PAYER.

Restitution

S'agissant du document PDF, la restitution des données se présente de la manière suivante :
- le récapitulatif de votre demande de restitution en première page,
- le sommaire du document,
- une page par examen/concours avec les données issues de CYCLADES et d'IMAG'IN, nécessaires pour les calcul des coûts moyens, CAP et RAP pour Titre 2, hors Titre 2 en fonction de votre demande. A noter que certaines données issues de CYCLADES peuvent être indiquées comme NON DISPONIBLE. Ce qui signifie qu'aucune base session CYCLADES pour l'examen/concours n'est présente dans IMAOCE. Cela peut être normal si l'examen/concours n'est pas géré dans CYCLADES. Dans le cas contraire il convient de vérifier les opérations à effectuer en préalable à l'utilisation de l'activité.
- en fin de document :
-> récapitulatif des CAP et RAP par examen/concours,
-> récapitulatif des CAP et RAP par nature détaillée ministérielle,
-> récapitulatif des CAP et RAP par domaine fonctionnel CHORUS,
-> récapitulatif des CAP et RAP par référentiel activité CHORUS.

Des fichiers (au format CSV) des CAP/RAP à transmettre aux services de la DAF sont également produits :
-un fichier par examen/concours
-un fichier par nature détaillée ministérielle

Méthodes de calcul

Les calculs des RAP et CAP ne sont pas basés sur les mêmes hypothèses pour les examens et les concours :
- pour les examens, l'organisation actuelle permet de s'appuyer sur la session examen qui se déroule exclusivement sur l'année budgétaire, il est donc possible de s'appuyer en totalité sur les données issues des bases sessions CYCLADES et des sessions IMAG'IN.
- pour les concours une session s'étale sur deux années civiles. Pour une même année budgétaire, il existe 2 sessions différentes : les admissions de la session CYCLADES n-1 et les admissibilités de la session n : il n'est donc pas envisageable de s'appuyer sur les données de session CYCLADES pour le calcul des Titres 2 car les candidats épreuves d'une session budgétaire sont répartis sur 2 années budgétaires.

Le calcul des CAP pour les dépenses de titre 2 s'appuie sur la méthode suivante :

Le calcul des CAP pour les dépenses de hors titre 2 s'appuie sur la méthode suivante :

Les restes à payer RAP ne sont calculés que pour les examens :


Noter que :
- s'agissant des documents produits sur IMAG'IN Ile de France : pour déterminer le nombre de candidats inscrits et de candidats présents à partir des bases sessions dans IMAOCE pour chacun des examens liquidés par Créteil, Versailles ou le SIEC, il est tenu compte de l'UAD de liquidation dans IMAG'IN.

- s'agissant des documents produits en académie à partir d'IMAG'IN CENTRALE : les coûts moyens ne sont pas affichés. En effet le nombre de candidats inscrits, de candidats présents importés à partir d'IMAOCE ne sont pas répartis par académie. De plus ces coûts moyens servent à calculer les RAP pour les examens uniquement.