Recherche des états de frais

La recherche multi critères vous permet de sélectionner de manière ciblée les états de frais validés à transmettre à Chorus DT.
Les critères disponibles sont proposés sous 3 onglets, à titre d'exemple, il est possible de sélectionner sur la session examen, le type de mission, le code gestionnaire validateur (il s'agit du gestionnaire ayant validé l'état de frais), la date de validation de l'état de frais, l'intervenant, etc.

- rubrique 'Session examen' (onglet Mission) : seules les sessions dont le paramétrage a été validé (voir Préalable) sont proposées.

- critère 'Supposé connu base tiers DT' ( onglet Intervenant ) : IMAG'IN met en ouvre la règle suivante pour initialiser ce critère à 'OUI' par défaut pour permettre de sélectionner seulement les EFMs validés pour les intervenants dont le BIC/IBAN est supposé 'garanti ' par la Trésorerie Générale :
   -> l'intervenant est connu dans un SIERH (issu de EPP, EPP Privé, d'AGAPE, d'AGORA (-> on part du principe qu'ils ont une paie, il y a à la marge des exceptions)
   ou
   -> l'intervenant est un professionnel ou un hors académie (issu de IMAG'IN), et soit il possède un EFM de rémunération ACCEPTE dans IMAGIN (pour une première rémunération on tient compte du délai de mise à jour de la base Tiers) soit en retour d'estimation, Chorus DT a indiqué à IMAG'IN que l'intervenant est connu dans la base Tiers de DT.
   Cas particulier pour IMAG'IN CENTRALE : on part du principe que si l'intervenant a un dossier financier dans l'un des SIERH de son académie d'origine, ses frais de déplacement peuvent être mis en paiement qu'il y ait ou non des frais de rémunération en cours de liquidation. Donc lors de la recherche d'un dossier financier dans l'un des SIERH de son académie d'origine via le WEBSERVICE SIRH, si un dossier est trouvé, le critère 'Supposé connu base tiers DT' est initialisé à OUI'.

Noter que :
- si le critère 'Supposé connu base tiers DT' est initialisé à 'NON' : seuls les états de frais des intervenants issus de IMAG'IN ayant la rubrique numen SIRH renseignée sont sélectionnés.
  Pour mémoire : le numen SIERH est le numen sous lequel l'intervenant est connu dans son SIERH. Cette rubrique est renseignée automatiquement via le webservice SERVICESIRH lors de la recherche d'un dossier financier actif dans les SIERH de l'académie ou suite à la création du dossier financier dans EPP (cf aide de l'activité 'Gestion des états de frais').

 Liste des missions convoquées

La liste affiche les frais de déplacement validés suivant la recherche effectuée.

Pour chaque état de frais, vous visualisez :
- les nom, prénom de l'intervenant,
- le montant estimé : cette rubrique indique le montant calculé lors de l'estimation qui sera transmis vers CHORUS DT pour mise en paiement,
(A noter, un clic sur le montant, vous permet d'accéder aux détails de la mission, aux détails du frais de déplacement dont les éventuelles pièces justificatives ou la zone de saisie "Mémo Gestionnaire", aux détails du frais de déplacement saisi par l'intervenant et aux détails des échanges avec ChorusDT, onglet suivi de déplacement),
-le gestionnaire ayant validé l'EFM ainsi que la date et l'heure de validation,
- son étalissement principal,
- l'identification de la mission,
- le centre mission : il s'agit du centre de déroulement de la mission

Noter que :
- les EFM de déplacement dont le montant n'est pas estimé ne seront pas exportés. Le bouton Lancer estimations vous permet de déclencher un traitement d'estimation pour l'ensemble des EFM dont le montant n'a pas été calculé.
- si un frais de déplacement est estimé avec un montant égal à 0, le frais de déplacement est automatiquement passé à l'état 'Annulé', après avoir rafraichi l'affichage, il n'est plus proposé à l'export.
- lors de l'estimation d'un EFM de déplacement, certaines données sont stockées à des fins de pilotage financier :
   --> le code de la nature ministérielle est initialisé à partir de celui défini pour la session d'examen (via l'activité 'Examen')
   --> le domaine fonctionnel CHORUS est initialisé à partir du code paramétré au niveau de la session examen ('activité 'Examen')
   --> le code suivi budgétaire (composé de 12 caratères) tel que décrit plus haut dans cette aide est également conservé.

Pour sélectionner des états de frais à transmettre :
Vous cochez une à une la case Sélection en début de ligne, ou globalement en utilisant le bouton Sélectionner tout  de la barre d'outils. Le bouton Déselectionner tout permet de désélectionner globalement les états de frais.
Noter que :
- La rubrique 'Montant total' visible en haut de la liste des EFM est mise à jour dynamiquement en fonction des lignes sélectionnées pour export
- IMAG'IN interdit la sélection pour l'export, des frais de déplacement dont la mission date de plus de 48 mois pour tenir compte de la prescription quadriennale (liquidation de frais de mission dans un délai de 4 ans).

Pour retirer de la liste les états de frais ne devant pas être exportés vers CHORUS DT suite au contrôle interne comptable :
Après avoir sélectionné les frais de déplacement, vous cliquez sur le bouton Rejeter . Rappel : vous pouvez en cliquant sur le détail du frais (colonne "Montant estimé") saisir au besoin un commentaire dans la zone "Mémo Gestionnaire" de l'onglet "Frais de déplacement".
Noter que :
Le statut de l'EFM passe alors à 'REJETE' et le statut mouvement DT prend la valeur 'Annulé pour rejet différent d'un rejet budgétaire' avec le code erreur DT : '98 - Rejet par contrôle interne' (à noter que le gestionnaire ayant validé le frais sera informé de ce rejet par mail).

Après avoir sélectionné les frais de déplacement, vous cliquez sur le bouton Planifier pour lancer le traitement d'export vers CHORUS DT.
Vous choisissez alors le moment d'exécution de ce traitement dans la fenêtre de planification.
Pour contrôler le bon déroulement de l'export, vous consultez le compte-rendu via l'activité 'Suivi des tâches planifiées', il trace :
- l'ensemble des frais de déplacement à transmettre pour la mise en paiement,
- le centre de coût CHORUS, le domaine fonctionnel de l'examen transmis à DT/CHORUS,
- le numen ordonnateur,
- le code enveloppe budgétaire pour chaque frais exporté,
- le montant total des frais de déplacement mis en paiement,
- le nombre de fichiers xml générés, ainsi que leurs noms.

Pour mémoire :
La communication entre IMAG'IN et le SEM s'effectue via des flux XML (eXtensible Markup Language : « Langage à balises étendu »; il s'agit d'un langage adapté à la mise au point de format d'échanges de données entre applications) :

IMAG'IN invoque le web service de réception du SEM et lui envoie un flux de demandes de création, le statut des frais de déplacement passe à 'Transmis à la liquidation' avec le statut DT égal à 'Estilmation état de frais effectuée'. Ensuite Chorus DT émet via le SEM, un flux de réponse de création. La réponse n'est pas immédiate , ces deux flux sont asynchrones :
- 3 fois par jour, Chorus DT réceptionne et contrôle les flux en attente dans le SEM, transmet les flux retour de création (compte rendu) au SEM,
- le SEM invoque le web service de réception d'IMAG'IN et lui envoie les flux retour de création (flux de type COM si tout ou partie des frais du flux sont créés et en attente de traitement ou flux de type IRR si tous les frais du flux sont rejetés),
- IMAG'IN traite les flux retour de création est fait évoluer les statuts :
    > pour les frais créés dans Chorus DT : le statut des frais de déplacement reste à 'Transmis à la liquidation' et le statut DT passe à 'En attente de traitement CHORUS'
    > s'agissant des frais pour lesquels le contrôle du flux (par le SEM ou par Chorus DT) a détecté un problème : le statut des frais passe à 'Rejeté'.
- Chorus DT génère chaque nuit des flux de type FSO qui sont transmis à IMAG'IN via le SEM ; les flux FSO donnent l'avancement de traitement des frais dans CHORUS.

Noter que :
- IMAG'IN traite automatiquement les retours du SEM. Pendant l'intégration automatique des flux retour SEM, l'administrateur IMAG'IN peut visualiser la tâche 'Retour SEM', via l'acivité 'Suivi des tâches planifiées' du menu 'Administration', elle est identifiable avec un code utilisateur générique 'NOHISTO'. Cette tâche n'est pas historisée, elle disparait de la liste des tâches dès la fin du traitement d'intégration.
Si des flux de type FSO sont reçus entre 8:00 et 18:00, ils ne sont pas traités aussitôt, une tâche planifiée est préparée pour intégrer ces retours à 23h59 (code utilisateur générique 'NOHISTO'), en dehors des plages horaires de travail des gestionnaires car l'exécution du traitement restreint l'accès à certaines activités sauf pour les flux SEC dont le batch est exécuté en immédiat.
- les flux 'Retour SEM' sont tracés dans un fichier nommé retourSem.log.

Précisons qu'un web service est un mécanisme de communication entre des applications pouvant être distantes.
Le nommage, le type, le format des flux d'échanges entre le SEM et les applications métiers comme IMAG'IN répondent à des règles précises décrites dans la documentation SEM .