Convocation par mission

Liste des missions du centre

À l'appel de l'activité, vous visualisez, les missions se déroulant dans votre établissement pour lesquelles vous pouvez gérer les convocations d'un ou plusieurs intervenants.
A noter : les missions de types "notation EPS CCF" sont automatiquement affectées et convoquées par Imagin (ce traitement est accompagné par la transmission à votre centre d'un email vous en informant) avec les enseignants EPS de votre établissement (en fonction de leur niveau d'enseignement). Vous pouvez toutefois y supprimer des convocations ou en créer de nouvelles.
Dans le cas des établissements CFA, GRETA, aucune affectation automatique ne peut être réalisée car les enseignants ne possèdent pas d’enseignement de sport dans ces établissements. L’affectation/convocation devra donc se faire directement par l’établissement, ou par le gestionnaire DEC.

Pour chaque mission vous visualisez :

• le n° de la mission,
• la session d'examen sur laquelle porte la mission,
• la spécialité,
• l'épreuve-option,
• le type de mission (Surveillance, Correction de copies, Interrogation orale, Jury de délibération, Epreuve d'évaluation communes, Numérisation de copies, etc),
• la date de début de la mission,
• le nombre d'intervenants convoqués,
• l'origine de la signature sur la convocation.

À l'ouverture de l'écran, les missions de la session en cours sont présentées triées par date de début de mission descendante.

Pour affiner la liste des missions affichées :

• si vous souhaitez afficher les missions relatives à une année particulière : vous sélectionnez l'année dans la liste 'Année' de la barre d'outil, puis vous cliquez sur le bouton Filtrer .
• si vous souhaitez afficher les missions relatives à un examen particulier : vous sélectionnez l'examen dans la liste 'Examen' de la barre d'outil, puis vous cliquez sur le bouton Filtrer .
• Vous pouvez utiliser à la fois le filtre sur l'année ET le filtre sur l'examen.
• Vous avez aussi la possibilité de filtrer par mot-clé :

Pour trier les missions selon le critère d'une colonne (spécialité, épreuve-option, ...) : cliquez sur le libellé de la colonne. Un nouveau clic change l'ordre de tri (croissant ou décroissant).

Pour visualiser les convocations d'une mission : sélectionnez la mission dans la liste en cliquant sur la ligne lui correspondant.

Pour les missions de type Interrogation EC (INEC) lors de la sélection de la mission, les commissions sont importées de CYCLADES. En l'absence de commission, un message d'erreur informant que l'affectation n'est pas terminée dans CYCLADES s'affiche.

Mission sélectionnée

Un rappel des informations de la mission sélectionnée sont présentées en partie haute de l'écran.

Liste des intervenants convoqués à la mission

Il s'agit de la liste des intervenants convoqués à la mission.

Pour chaque intervenant vous visualisez :

• les nom, prénom(s),
• établissement,
• discipline de poste,
• les détails de l'affectation : sa situation ("Convoquée" ou "Convoquée par centre"), éventuellement une "Commission", un "Jury", une "Salle", et, si c'est le cas, l'information "date spécifique".

Dans le cas d'un intervenant convoqué par votre centre (ou pour votre centre, s'il s'agit de missions de notation EPS CCF) les boutons suivants apparaissent en fin de ligne :

• vous permet de charger le fichier de la convocation au format PDF (afin de contrôles, d'impression ou d'envoi par mél par exemple). Le document .pdf généré porte le nom_prénom de l'agent.
  A noter que si une convocation créée par le Centre Examen a fait l'objet d'une modification par le service de gestion, elle n'apparaîtra plus avec le statut "Convoqué par centre" (colonne Affectation) et ne pourra pas faire l'objet d'une édition par le Centre Examen. Cette affectation devra faire l'objet d'une re-convocation par le centre (via l'activité "Modification de l'affectation") pour être éditable.
• vous permet d'envoyer par mél. la convocation. L'adresse mél. professionnelle de l'intervenant (si elle existe) est utilisée en priorité. Une copie de ce mél. vous est adressée.
• vous permet de visualiser le détail de l'affectation, modifier la convocation d'un intervenant. La fenêtre 'Détails de l'affectation' s'ouvre alors (cf. § "fenêtre 'Détails de l'affectation' ").
  A noter qu'il n'est pas possible de visualiser, modifier ou supprimer une convocation réalisée par le service de gestion
• vous permet de supprimer la convocation (sauf si le frais résultant est en cours de traitement, ou bien dans le cadre des corrections dématérialisées, si l'intervenant a un lot de correction affecté dans l'application Santorin). L'intervenant n'est alors plus convoqué,

Pour créer une convocation : cliquez sur le bouton Créer convocation dans la barre d'outils, la fenêtre 'Détails de l'affectation' s'ouvre alors (cf. § "fenêtre 'Détails de l'affectation' ").

Pour éditer les convocations :

• soit collectivement : cliquez sur le bouton Télécharger les convocations en partie basse de l'écran. Le traitement des impressions génère des fichiers au format PDF compressés dans un fichier au format ZIP.
  Seules les convocations affichées à l'écran (filtrées) et dont vous êtes l'auteur sont imprimées.
• soit individuellement : en cliquant sur le bouton PDF présenté en fin de ligne.

Le bouton Envoyer convocations par mail permet un envoi groupé des convocations de la mission : les convocations présentes dans la liste (éventuellement filtrées) et dont vous êtes à l'origine sont envoyées. Comme pour l'envoi individuel, l'adresse mél. professionnelle de l'intervenant est utilisée en priorité et une copie du mél. vous est adressée.

Noter que : dans le cas d'un intervenant convoqué par un centre différent de son établissement d'origine, une copie du mail est envoyée à son établissement d'origine.

La fenêtre Détails de la convocation

Convoquer une liste de correcteurs : vous pouvez rechercher la liste des "enseignants" de votre établissement pour une discipline déterminée (la liste de suggestions se construit et s'affine au fur et à mesure de la saisie).
A noter que : tous les intervenants identifiés dans la liste sont automatiquement cochés pour être convoqués. Décocher ceux qui ne sont pas concernés. Au besoin utilisez la case "Tout sélectionner" pour désélectionner tous les intervenants et resélectionner un à un.

Convoquer un intervenant (d'un établissement différent par exemple, mais répertorié dans Imagin) : la saisie "NOM Prénom" est interactive : la liste de suggestions se construit et s'affine au fur et à mesure de la saisie, en fonction des noms-prénoms référencés dans IMAGIN de l'académie. Important : si le nom recherché n'est pas retrouvé dans la liste il faut contacter le gestionnaire IMAGIN afin qu'il puisse créer l'intervenant au besoin.

Vous précisez si nécessaire la qualité de l'intervenant dans la mission via la liste déroulante de la rubrique 'Qualité', ainsi que la salle où se déroulera la mission pour l'intervenant.

Noter que : la liste des qualités de jury est mise à jour par les services de gestion. Si l'épreuve fait l'objet de corrections dématérialisées dans l'application SANTORIN, les qualités proposées correspondent à la fonction de l'intervenant dans SANTORIN ( "coordinateur", "coordinateur adjoint", "correcteur", "correcteur suppléant", "référent correction", "surveillant administrateur").

Noter que : dans le cadre de la convocation aux corrections de copies des épreuves d'évaluation communes (EC) si la qualité n'est pas renseignée les intervenants seront automatiquement convoqués comme "Correcteurs Santorin".

S'il s'agit d'une mission disposant de commissions, vous sélectionnez la (ou les) commission(s) où vous souhaitez convoquer l'intervenant.

Dates de l'affectation :

Les dates de déroulement de la mission ou de la commission sont affichées sous forme de calendrier avec, en surbrillance, les dates potentielles d'affectation à la mission ou à la commission.

Pour chaque jour sélectionné, vous modifiez si nécessaire les heures de l'affectation.
Vous pouvez supprimer une date de la mission via le bouton en fin de ligne :
Vous pouvez ajouter une date de la mission via les dates actives sur le calendrier

A noter que: les dates affichées des missions des "épreuves d'évaluation communes" ont été définies par le service de gestion.
Lors de l'enregistrement de la convocation, une pop-up propose de sauvegarder les dates et observations saisies afin qu'elles soient reportées automatiquement sur toutes les convocations de la mission.

Si le service de gestion a prévu une observation : vous la visualisez dans le cadre 'Texte d'observation sur la convocation', vous pouvez modifier ce texte qui figurera sur la convocation,

Vous enregistrez la convocation via le bouton Convoquer

A savoir : les "épreuves ponctuelles au titre des EC" destinées aux candidats non "scolaires des établissements publics et privés sous contrat/homologués", sportifs avec "contrôle ponctuel" ou CNED scolaires, pour la deuxième vague des EC sont préfixées par "I"
(par exemple : I004, Humanités, littérature philo PARTIE PHILOSOPHIE).

A savoir : le libellé de la session examen figurant sur les convocations des épreuves EC est "EC année scolaire 20nn-20nn au titre du BACCALAUREAT GENERAL session 20nn" ou "EC année scolaire 2020-2021 au titre du BACCALAUREAT TECHNOLOGIQUE session 20nn".

A savoir : pour les missions de correction dématérialisée, le lieu de mission n'est pas spécifié sur la convocation.