Cette activité est proposée aux intervenants ayant effectué des missions devant être indemnisée (frais de jury et/ou frais de déplacement).
Liste des missions convoquées
Après avoir accepté les conditions relatives à l'utilisation du service, la liste des missions pour lesquelles vous avez été convoqué(e) est affichée. Un bandeau peut être présent à partir duquel vous pouvez aussi accéder à vos états de frais générés dans une académie extérieure (sélectionner l'académie). Si la liste comporte un nombre important d'éléments, il est possible de naviguer parmi ces éléments (du premier au dernier) à l'aide de la "barre d'ascenseur" présente en partie droite de la zone de contenu.
Pour chaque mission, vous visualisez :
- l'examen
- le type de mission,
- le numéro de la mission,
- la date de début de la mission,
- le centre d'examen,
- le statut du frais de rémunération,
- le statut du frais de déplacement.
La colonne 'Statut' peut prendre l'une des valeurs suivantes :
- 'Pas de frais' : la mission n'ouvre pas droit à rémunération et il n'y a pas de déplacement de pré-initialisé.
- 'Invalidable' : la mission donne lieu à remboursement de frais de déplacement mais les informations sont à compléter sur la première mission de la journée.
- 'Annulé' : l'état de frais a été annulé, il n'est pas accessible.
- 'Mission non encore effectuée' : la mission est à venir, l'état de frais n'est pas encore accessible en saisie.
- 'Mission en cours' : la mission est en cours de déroulement, l'état de frais peut être complété.
- 'Non Validé' : la mission est achevée, l'état de frais est en attente de validation de votre part.
- 'Validé' : les informations nécessaires à la liquidation de l'état de frais sont saisies, votre dossier est transmis au gestionnaire académique pour traitement.
- 'Traité par gestionnaire' : vous n'avez rien à saisir, l'état de frais a été pris en charge par le gestionnaire.
- 'A traiter par gestionnaire' : vous n'avez rien à saisir, l'état de frais doit être pris en charge par le gestionnaire (exemple : mission de travaux administratifs).
Pour trier les missions selon le critère d'une colonne (l'examen, la spécialité ou série, l'épreuve-option,...) :
cliquez sur le libellé de la colonne. Un nouveau clic change l'ordre de tri (croissant ou décroissant).
La sélection d'une ligne permet d'afficher les informations de la mission
dans un nouvel écran.
A noter que : les missions dont la date de fin est supérieure à 4 ans ne sont plus affichées.
Mission convoquée
Vous avez sélectionné une mission, différentes informations s'affichent en partie haute de l'écran. Ces informations définissent la mission concernée. L'examen, le type de mission, le lieu de la mission, la spécialité, l'épreuve option, le statut des frais de rémunération et de déplacement ainsi que les dates et durée de la mission.
Le bouton
près du numéro de la mission sélectionnée, est affiché par défaut et permet
de lister tous les détails de la mission. Activé à
,
il masque les détails de la mission.
Sachez que :le bouton
proposé au haut de l'écran vous permet à tout moment lors de votre
saisie de revenir à la liste des missions.
On distingue 4 onglets visualisables :
- Onglet "Suivi" peut contenir des informations sur les états de frais,
- Onglet "rémunération" est affiché si la mission donne lieu à indemnité,
- Onglet "déplacement" s'il existe un frais de transport et/ou hébergement,
- Onglet "récapitulatif" est affiché à la fin de la saisie des états de frais.
Ensuite, vous êtes guidé dans la saisie des éléments de votre frais de missions par différents boutons suivant le contexte :
: vous indiquez que vous n'avez pas effectué cette mission.
Dans ce cas, l'état de frais est annulé, il ne sera pas traité par le gestionnaire.
: vous accédez aux écrans de saisie des informations relatives
à votre état de frais. Si la mission donne lieu à
rémunération et/ou à remboursement de frais de déplacement,
vous allez alors selon le cas accéder à l'onglet concernant
les rémunérations puis à l'écran concernant
les déplacements relatifs à la mission. Les données
saisies ou modifiées ne seront prises en compte dans IMAG'IN
qu'à l'issue de la phase 'Enregistrement/Validation'.
: vous avez validé votre frais mais vous souhaitez le modifier.
Cette action est possible tant qu'il n'a pas été traité par le gestionnaire.
: vous souhaitez consulter votre état de frais déjà validé (les données traitées ou à traiter
par le gestionnaire sont affichées. Si le Gestionnaire a modifié
le frais, ce sont ces dernières qui sont prises en compte, elles
peuvent être différentes de votre saisie.).
: vous souhaitez imprimer le récapitulatif de votre état
de frais déjà validé, le récapitulatif présente les informations telles que vous les avez saisies.
Sachez que : Les frais de jury des missions de correction dématérialisée sont uniquement consultables. Ils sont gérés par le gestionnaire à partir des informations transmises par SANTORIN : nombre de copies corrigées, nombre de candidats.
Les onglets
Si la mission donne lieu à indemnité, l'onglet 'Frais rémunération' est proposé.
Noter que :
Si la mission ne donne pas lieu à des indemnités de
jury, vous accédez directement à l'onglet'Frais déplacement'
s'il existent.
L'écran de saisie des indemnités de mission dépend de la nature de la mission effectuée :
- pour une mission de correction de copies, : vous renseignez le nombre de copies corrigées si nécessaire.
- pour une mission ouvrant droit à une rémunération de type interrogation orale ou se rapportant à la VAE : vous complétez le nombre total de candidats interrogés,
- dans le cas d'une mission liée à une épreuve pratique ou sportive, vous devez renseigner, pour chaque demi-journée, les dates et horaires de votre mission.
- dans le cas d'une mission liée à un entretien de recrutement sans concours ou à la lecture de mémoire, vous devez renseigner le nombre d'heures et de minutes effectuées.
- pour une mission de type épreuve écrite ponctuelle au titre du contrôle continu, le nombre de copies corrigées remonté de SANTORIN est affiché (ainsi qu'un éventuel commentaire lié à la consolidation du nombre de copies suite à regroupement de missions),
- pour une mission de type épreuve orale ponctuelle au titre du contrôle continu vous devez renseigner pour chaque demi-journée les dates et les horaires de votre mission,
- pour d'autres types de mission, comme par exemple les missions d'aide au déroulement des épreuves, vous n'avez rien à renseigner, le calcul des indemnités est effectué directement par le gestionnaire.
Après la saisie de votre frais de rémunération,
vous accédez au prochain onglet "Frais déplacement" via le bouton
en bas de l'écran.
Si la mission donne lieu à remboursement de frais de transport et/ou d'hébergement, l'onglet 'Frais déplacement' est proposé, vous allez renseigner les éléments propres à votre déplacement. La case à cocher 'Mode télétravail' vous permet de signaler que vous avez pu effectuer cette mission sans avoir à vous déplacer. Une fois la case cochée il n'y a plus de frais de déplacement à saisir.
Pour mettre à jour un déplacement :
vous cliquez le bouton
, ou le bouton
présent dans la colonne action, le détail du frais de déplacement s'affiche
dans une nouvelle fenêtre, il vous appartient de compléter
les éléments manquants en suivant les consignes rappelées
à l'écran et de cliquer sur le bouton
pour prendre en compte les informations saisies pour le déplacement.
La case 'Frais Divers' est affichée lors de la sélection des modes de
transport "AUTOMOBILE" et "BON DE TRANSPORT TRAIN, AVION, BATEAU", elle permet la saisie du montant correspondant
aux frais de péage et de parking. Si des frais Divers sont déclarés,
la saisie, dans le champ "Commentaire" de la nature de ces frais est
obligatoire.
Si le mode de transport "COVOITURAGE" est sélectionné, la saisie des
occupants du véhicule est proposée. La saisie du conducteur et d'au
moins un passager (passager 1) est obligatoire.
Noter que :
La notion de date et heure de retour s'entend pour un trajet aller-retour.
S'il s'agit d'aller simple vous saisissez la date et heure d'arrivée.
Si votre mission se déroule au même endroit sur plusieurs
jours et que vous faites l'aller-retour tous les jours, vous renseignez
une seule ligne de déplacement (en précisant bien le
nombre de trajets dans le cas d'un mode de transport 'Automobile'),
et vous ne remplissez pas de frais de nuitées, vous saisissez
la date et heure de retour du dernier jour.
Vous pouvez également être amené à ajouter des lignes de déplacements.
Un exemple :
En cas de mode de transport combiné pour un aller ou un retour
(exemple : voiture + train + autre transport en commun), vous renseignez
autant de lignes de déplacements que de modes de transport
pour votre déplacement.
Noter que :
Lorsque vous effectuez plusieurs missions le même jour donnant
lieu à des frais de déplacement, tous les déplacements
de la journée doivent être saisis sur la première
mission de la journée. Ajoutez autant de lignes que vous avez
effectué de déplacements. Dans le cas du "Mode télétravail", s'il s'agit de plusieurs déplacements dans la même journée, ce statut annule l'ensemble des frais de déplacement de la journée. Dans ce contexte cette option ne doit pas être cochée si des frais de déplacement doivent malgré tout être saisis dans la journée.
Pour ajouter un déplacement :
vous cliquez sur le bouton
en bas de l'écran.
Noter que :
Lorsque l'on créé un frais exceptionnel avec un frais de rémunération
au statut 'non effectué' ou 'en cours', le frais de
déplacement n'est pas affiché.
Pour supprimer un déplacement : vous cliquez sur la croix rouge située au bout de la ligne à supprimer.
Le bouton 
vous permet de revenir sur l'onglet précédent de votre état de frais.
La ligne de déplacement affichée au départ reprend les informations connues pour la mission avec entre autre les dates de début de mission.
Le bouton
vous permet de passer à l'onglet suivant.
L'onglet "Récapitulatif" vous est proposé
après les écrans de saisie de frais de jury et/ou des
frais de déplacement. Il restitue la saisie du frais de rémunération
et/ou du frais de déplacement.
Les pièces justificatives, si elles sont à fournir, peuvent être envoyées
par voie postale ou transmises directement au gestionnaire via le
bouton 
A noter que : ce bouton est présent si la gestion
des pièces justificatives dématérialisées est autorisée dans IMAG'IN
pour votre académie.
L'ajout de document (maximum 20), leur suppression (croix 
)
restent possible jusqu'à la validation du frais.
Le document est caractérisé par sa date de dépôt.
S'il a été déposé par le gestionnaire, l'information est précisée.
La pièce est alors uniquement consultable et ne peut ni être modifiée
ni supprimée.
Le poids d'un fichier est limité à 5Mo, les formats autorisés sont : .gif, .jpeg, .jpg, .png, .pdf.
La longueur maximum du nom est de 50 caractères, seuls les caractères
alphanumériques, le '-' et le '_' sont acceptés.
Après avoir pris connaissance du récapitulatif, et si nécessaire, envoyé les pièces justificatives, 3 possibilités vous sont proposées:
-
pour revenir à l'onglet précédent modifier ou consulter votre saisie.
-
pour enregistrer la saisie du frais de la mission. Cette saisie sera
mémorisée mais non transmise au gestionnaire de votre
académie. Vous pouvez revenir en consultation et en modification
sur cette mission à tout moment.
-
lorsque vous avez complété tous les éléments
sur l'état de frais en cours qui sera pris en compte par
le service gestionnaire.
Une fenêtre pop-up s'ouvre alors, restituant votre numéro de dossier. Celui-ci est le garant du bon déroulement de l'opération. Conservez ce document, vous pouvez l'enregistrer ou l'imprimer directement.
Dans le cas où les pièces justificatives n'ont pas été jointes, un message vous informe de la possibilité de revenir à l'étape précédente afin de les transmettre automatiquement ou de les envoyer par voie postale.
Noter que :
Un état de frais validé n'est plus accessible
qu'en consultation. Il vous reste cependant la possibilité
si nécessaire de dévalider votre état de frais
tant qu'il n'a pas été traité par
le service gestionnaire.